Awas, Jebakan "Dark Data" Perusahaan

Gartner mendefinisikan "dark data" sebagai: aset informasi yang dikumpulkan, diproses, dan disimpan organisasi ketika melakukan aktivitas bisnis regular, tetapi umumnya gagal digunakan untuk keperluan lain (misalnya: analitis, hubungan bisnis, dan monetisasi langsung).

Dalam keterangan tertulisnya, Sabtu (27/9/2014), Mark Bentkower, Director of Enterprise Solutions APAC, CommVault Systems mengatakan hampir semua organisasi memiliki data seperti itu.

Di kawasan ASEAN, dengan 17% perusahaan akan menghadapi pertumbuhan data lebih dari 50% pada tahun 2014, potensi terjadinya "dark data" ini juga besar.

Bentkower, mengutip Gartner, mengatakan bahwa organisasi sebaiknya mengkaji ruang lingkup masalah data tak terstruktur mereka dengan menggunakan perangkat analisa file (FA) untuk memahami di mana dark data mereka berada dan siapa yang memiliki akses ke sana.

Bedanya FA dari pelaporan tradisional adalah, FA mampu menyediakan informasi kontekstual dengan kemampuan menganalisa, mengindeks, mencari, menelusuri, dan melaporkan.

Dengan menerapkan FA pada Dark Data diibaratkan Bentkower sebagai "memberikan cahaya" alias menerangi tempat yang gelap. "Perangkat ini juga membantu organisasi membuat keputusan yang tepat seputar prioritas kebutuhan pengelolaan data tidak terstruktur untuk klasifikasi dan tata kelola informasi," ujarnya.

Bentkower mengatakan, sebuah penelitian menemukan bahwa 69% perusahaan menyimpan data yang sama sekali tidak punya nilai terhadap organisasi.Ini berarti organisasi bisa saja menghabiskan hingga 20% anggaran tahunan mereka pada penyimpanan data yang tidak berguna, dengan hampir tidak ada ROI.

Peranti FA dikatakannya mampu melakukan pembersihan yang dibutuhkan, yaitu mengidentifikasi data mana yang bisa dipindahkan ke penyimpanan yang lebih murah, dan yang mana yang dapat dihapus.

Namun, Bentkower mengakui ada tantangan organisasi dalam mengadopsi FA. "Mereka enggan untuk pada akhirnya berhadapan dengan jurang yang ditunjukkan oleh dark data," ujarnya.

Pada akhirnya ia mengingatkan bahwa dark data bisa mewujud kesempatan untuk mentransformasi bisnis. "Begitu proses ini dimulai, manfaatnya dapat terlihat secara langsung dari segi penghematan dan pengurangan sumber daya," kata Bentkower.

Mungkin, ini bisa diibaratkan memiliki gudang penyimpanan namun tidak mengetahui barang apa saja yang ada di dalamnya. Satu-satunya yang bisa dilakukan adalah melakukan bersih-bersih.