Tips Rapat Efektif ala Bos Perusahaan Teknologi

KOMPAS.com- Mengadakan pertemuan atau rapat memang lazim dilakukan oleh sebuah organisasi. Terlebih jika organisasi tersebut merupakan sebuah perusahaan.

Pertemuan atau rapat ditujukan guna mengatur langkah dan strategi, misalnya agar performa perusahaan dapat bertahan atau meningkat.  Namun terkadang rapat tidak berlangsung secara efektif sehingga hasilnya tak sesuai harapan serta membuang-buang waktu dan anggaran.

Karena itu, sejumlah CEO perusahaan teknologi yang telah memiliki nama besar selalu berusaha melakukan rapat yang efektif. Meski kadang dibatasi ruang dan waktu, perusahaan pimpinan mereka selalu fokus sehingga berhasil membawa inovasi baru. 

Bagaimana caranya? Simak tips-tips dari CEO Facebook Mark Zuckerberg, CEO Amazon Jeff Bezos, hingga pendiri Apple Steve Jobs yang dirangkum KompasTekno dari Inc, Sabtu (27/1/2018) berikut ini.

1. Batasi jumlah peserta rapat

Terlalu banyak juru masak yang berkontribusi dalam sebuah hidangan tentunya menyebabkan cita rasa makanan tersebut mejadi rusak. Demikian pula dengan pertemuan. Terlalu banyak peserta rapat akan mengurangi esensi dan efektifitas dari rapat itu sendiri.

Bezos, sang CEO Amazon, selalu membatasi jumlah peserta rapat. Bahkan, Ia dikenal dengan orang yang memiliki peraturan "dua pizza" lantaran jumlah maksimal peserta rapat berpatokan pada porsi yang sesuai dengan makanan tersebut, atau sekitar 8 orang. Begitu pula dengan Larry Page, CEO indukan Google, Alphabet. Ia tidak menginginginkan jumlah peserta rapat melampaui 10 orang.

Baik Bezos maupun Page sama -sama berpendapat bahwa, semakin kecil jumlah peserta, maka pertemuan akan semakin fokus. Salain itu, waktu yang diperlukan untuk rapat juga akan semakin singkat dan tak terbuang percuma. 

2. Buat tujuan yang jelas

Pertemuan atau rapat biasanya dilakukan untuk menyampaikan gagasan baru atau menyelesaikan sebuah masalah. Oleh sebab itu, pemahaman akan materi rapat sangatlah penting. CEO Facebook Mark Zukerberg selalu meminta karyawannya untuk mengirim materi terlebih dahulu sebelum pertemuan diadakan, agar waktu dalam rapat bisa digunakan untuk diskusi.

Selain itu, sebelum digelar, tujuan rapat akan ditetapkan sebelumnya sehingga jelas. Rapat Facebook selalui dimulai lebih dulu dengan pertanyaan "Apakah kita ingin membuat keputusan atau berdiskusi?"

Tujuan rapat yang ditetapkan sebelumnya bakal memperjelas struktur dan kegunaan dari diadakannya meeting tersebut, sehingga bisa berlangsung efisien dan mencegah diskusi berjalan ke luar dari topik utama.

3. Jaga agar rapat tetap simple

Selain membatasi jumlah peserta, CEO Amazon Jeff Bezos juga dikenal tak suka struktur rapat yang terlalu banyak dan presentasi dengan menggunakan PowerPoint. Bezos ingin agar rapat berjalan mengalir sederhana, tidak terganggu oleh penyampaian presentasi.

Presentasi bisa berguna apabila dilakukan dengan jumlah peserta yang banyak atau untuk mengirim informasi tertentu, misalnya seperti dalam konferensi atau pitching klien. Namun, untuk rapat internal dengan beberapa orang saja, presentasi bisa merepotkan atau mengganggu, apalagi kalau ada kendala teknis.

Lagipula, apabila peserta rapat adalah segelintir orang yang benar-benar paham akan topik yang didiskusikan, mereka kemungkinan bisa memberikan penjelasan dan mencapai tujuan meeting tanpa harus melakukan presentasi.

4. Pastikan perserta tahu agenda rapat

Sebelum melakukan rapat, Bezos ingin para pesertanya melakukan persiapan diskusi. Untuk mempermudah hal ini, dia menyiapkan draft memo empat halaman untuk peserta. Dengan begini, orang-orang yang terlibat dalam rapat bakal mengetahui agenda dan cakupan diskusi secara jelas.

Mereka pun akan tahu peranan masing-masing dan mengapa mereka dipanggil untuk ikut dalam rapat, serta terdorong untuk melakukan persiapan materi. Pada akhirnya, peserta rapat akan punya tujuan yang jelas dalam pikiran sehingga rapat bisa lebih mudah mencapai hasil bersama.

5. Libatkan semua peserta

Dalam meeting perusahaan, almarhum pendiri Apple Steve Jobs memberikan tugas masing-masing ke para peserta rapat untuk memastikan tujuan akhir bisa dicapai. Memberikan peranan dan tanggung jawab ke tiap hadirin memiliki dua keuntungan.

Pertama, masing-masing orang jadi paham akan posisi mereka dalam pertemuan dan alasan mengapa mereka harus ada di sana. Kedua, dengan memiliki peranan, para peserta terdorong untuk beropini dan menciptakan diskusi.

6. Rapat tak harus di ruangan

Di era internet dan teknologi digital, ada banyak fasilitas yang bisa menjadi perantara jarak peserta rapat, seperti video conference. Meeting pun tak melulu harus dihadiri secara langsung dalam ruangan kantor yang itu-itu saja.

CEO Virgin Group, Richard Branson, gemar mengadakan meeting sambil berdiri (stand-up meeting) atau berjalan-jalan di luar ruangan, bukan sekadar duduk di depan meja. Dia suka dengan "rapat jalan-jalan" karena ide dan keputusan seringkali datang dengan cepat dan spontan.

Stand-up meeting konon bisa meningkatkan konsentrasi para peserta sekaligus mempersingkat waktu rapat. Di kantor pun, perusahaan juga bisa menyediakan area rapat yang berbeda-beda, misalnya berupa ruangan kedap suara atau area komunal yang terbuka, sehingga bisa mengakomodir aneka kebutuhan.