7 Cara Melamar Kerja lewat E-mail biar Gampang Dilirik HRD

KOMPAS.com - Melamar kerja kini lebih mudah berkat kehadiran internet. Pengguna bisa mencari dan melamar kerja dari manapun dan kapanpun secara daring.

Melamar kerja online itu dimungkinkan karena terdapat beberapa layanan internet yang kerap dipakai untuk melangsungkan proses rekrutmen karyawan, salah satunya seperti e-mail atau surat elektronik.

Beberapa HRD (Human Resource Development) perusahaan biasanya menggunakan e-mail untuk jadi wadah dalam menampung pengiriman surat dan berkas lamaran kerja. E-mail juga biasa dipakai buat memberikan informasi terkait hasil proses rekrutmen.

Di setiap proses rekrutmen, HRD bakal memberikan penilaian terhadap calon karyawan, termasuk pada saat pengiriman surat dan berkas lamaran kerja via e-mail. Mengirim lamaran kerja lewat e-mail itu tidak bisa dilakukan secara sembarangan.

Ada beberapa standar umum yang perlu diketahui dan mungkin beberapa pengguna belum memahaminya. Misalnya, sebuah perusahaan membuka lowongan kerja dengan syarat hanya mengirimkan berkas berkas riwayat hidup atau Curriculum Vitae (CV).

Kendati hanya mengirim CV, tapi bukan berarti pelamar tidak perlu melengkapinya dengan semacam pengantar di e-mail, seperti identitas, tujuan melamar kerja, atau pengalaman singkat.

Bila saat mengirim lamaran kerja lewat e-mail tak memenuhi standar tersebut maka pelamar bakal cenderung sulit untuk dilirik HRD. Lantas, bagaimana cara mengirim CV ke e-mail?
Atau, apa saja yang harus dikirim saat melamar kerja via e-mail?

Untuk lebih lengkapnya, berikut KompasTekno rangkumkan cara melamar kerja lewat e-mail, sebagaimana dilansir laman Indeed, platform digital penyalur lowongan kerja.

Cara melamar kerja lewat e-mail

1. Persiapkan seluruh berkas yang dibutuhkan

Langkah pertama sebelum mulai melamar kerja lewat e-mail adalah mempersiapkan seluruh berkas yang dibutuhkan. Berkas syarat lamaran kerja biasanya berbeda-beda tergantung dari yang diminta perusahaan.

Berkas yang umum diminta adalah surat lamaran kerja (motivation letter) dan riwayat hidup (CV). Selain itu, tak menutup kemungkinan perusahaan bakal meminta salinan kartu identitas, sertifikat pengalaman kerja, pas foto, dan sebagainya.

2. Pastikan berkas berformat PDF

Setelah mempersiapkan berkas yang dibutuhkan, pastikan pula semuanya telah berformat PDF. Perusahaan biasanya meminta berkas dalam format PDF. Namun, bila tak ada keterangan syarat format berkas, ada baiknya tetap membuat berkas PDF.

Berkas dengan format PDF lebih mudah dan aman untuk dibuka di kebanyakan perangkat. Bila terdapat berkas berupa foto atau gambar, bisa juga menyimpannya terlebih dahulu ke dalam format JPG.

3. Simpan berkas dengan format nama yang jelas

Usahakan semua berkas disimpan dengan format nama seperti “(nama pelamar)-(jenis dokumen).pdf”, misalnya “Rudi-CV.pdf” (tanpa tanda kutip). Langkah ini ditujukan untuk memudahkan HRD perusahaan membaca identitas dan jenis dokumen yang sudah dibuat.

Selain itu, besar file dari sebuah berkas juga perlu untuk dipertimbangkan. Beberapa perusahaan kadang meminta besar file tiap berkas tak lebih dari 1 mb. Dengan demikian, usahakan pula menyimpan berkas sesuai dengan syarat besar file yang ditentukan.

4. Menulis subjek e-mail dengan jelas

Bila telah menyiapkan seluruh berkas sesuai dengan ketentuan yang dibutuhkan, kini bisa mulai mengirim lamaran kerja lewat e-mail. Saat ingin mengirim lamaran kerja, usahakan subjek e-mail diisi dengan jelas.

Subjek e-mail sendiri merupakan bagian semacam judul yang bisa menjelaskan isi e-mail secara singkat sebelum pengguna atau dalam hal ini HRD membukanya.

Adapun subjek e-mail umumnya diisi dengan format seperti “(nama)_(posisi pekerjaan yang dilamar)”, misalnya “Rudi-Reporter” (tanpa tanda kutip).

5. Susun badan e-mail secara terstruktur dan memakai bahasa formal

Body atau badan e-mail merupakan bagian yang memuat isi dari e-mail itu sendiri. Saat melamar kerja, usahakan menyusun badan e-mail secara terstruktur, yakni berisi paragraf pengantar, isi, dan penutup.

Paragraf dalam badan e-mail tak usah terlalu banyak, kira-kira cukup berisi 4-5 paragraf. Kemudian dalam satu paragraf, cukup buat sekitar 2-3 kalimat.

Paragraf pengantar bisa disusun dengan menggunakan salam pembuka, penjelasan sumber informasi lowongan kerja, pengenalan identitas singkat, dan penjelasan ketertarikan untuk melamar kerja.

Selanjutnya, pada paragraf isi bisa disusun dari menerangkan pengalaman kerja secara singkat, berikut kesesuaiannya dengan posisi pekerjaan yang hendak dilamar.

Terakhir, paragraf penutup pada badan e-mail dapat diisi dengan informasi kontak pelamar dan salam penutup yang memuat harapan atas proses lamaran kerja. Perlu diingat pula, pastikan semua kalimat dalam paragraf disusun memakai bahasa formal.

6. Sertakan berkas sebagai lampiran

Setelah selesai menyusun bodi e-mail, silakan untuk unggah semua berkas yang dibutuhkan sebagai lampiran ke e-mail.

7. Periksa kembali sebelum mengirim

Sebelum mengirim e-mail, pastikan isinya telah benar-benar sesuai, termasuk memeriksa tata bahasa yang digunakan dan berkas yang dilampirkan.

Dari penjelasan di atas, dapat dipahami bahwa seluruh rangkaian cara tersebut bertujuan untuk menunjukkan sisi profesionalisme dari seorang pelamar. Demikian tips melamar kerja lewat e-mail, semoga bermanfaat.