Tips Rapat Efektif ala Bos Perusahaan Teknologi

KOMPAS.com- Mengadakan pertemuan atau rapat memang lazim dilakukan oleh sebuah organisasi. Terlebih jika organisasi tersebut merupakan sebuah perusahaan.

Pertemuan atau rapat ditujukan guna mengatur langkah dan strategi, misalnya agar performa perusahaan dapat bertahan atau meningkat.  Namun terkadang rapat tidak berlangsung secara efektif sehingga hasilnya tak sesuai harapan serta membuang-buang waktu dan anggaran.

Karena itu, sejumlah CEO perusahaan teknologi yang telah memiliki nama besar selalu berusaha melakukan rapat yang efektif. Meski kadang dibatasi ruang dan waktu, perusahaan pimpinan mereka selalu fokus sehingga berhasil membawa inovasi baru. 

Bagaimana caranya? Simak tips-tips dari CEO Facebook Mark Zuckerberg, CEO Amazon Jeff Bezos, hingga pendiri Apple Steve Jobs yang dirangkum KompasTekno dari Inc, Sabtu (27/1/2018) berikut ini.

1. Batasi jumlah peserta rapat

Terlalu banyak juru masak yang berkontribusi dalam sebuah hidangan tentunya menyebabkan cita rasa makanan tersebut mejadi rusak. Demikian pula dengan pertemuan. Terlalu banyak peserta rapat akan mengurangi esensi dan efektifitas dari rapat itu sendiri.

Bezos, sang CEO Amazon, selalu membatasi jumlah peserta rapat. Bahkan, Ia dikenal dengan orang yang memiliki peraturan "dua pizza" lantaran jumlah maksimal peserta rapat berpatokan pada porsi yang sesuai dengan makanan tersebut, atau sekitar 8 orang. Begitu pula dengan Larry Page, CEO indukan Google, Alphabet. Ia tidak menginginginkan jumlah peserta rapat melampaui 10 orang.

Baik Bezos maupun Page sama -sama berpendapat bahwa, semakin kecil jumlah peserta, maka pertemuan akan semakin fokus. Salain itu, waktu yang diperlukan untuk rapat juga akan semakin singkat dan tak terbuang percuma. 

2. Buat tujuan yang jelas

Pertemuan atau rapat biasanya dilakukan untuk menyampaikan gagasan baru atau menyelesaikan sebuah masalah. Oleh sebab itu, pemahaman akan materi rapat sangatlah penting. CEO Facebook Mark Zukerberg selalu meminta karyawannya untuk mengirim materi terlebih dahulu sebelum pertemuan diadakan, agar waktu dalam rapat bisa digunakan untuk diskusi.

Selain itu, sebelum digelar, tujuan rapat akan ditetapkan sebelumnya sehingga jelas. Rapat Facebook selalui dimulai lebih dulu dengan pertanyaan "Apakah kita ingin membuat keputusan atau berdiskusi?"

Tujuan rapat yang ditetapkan sebelumnya bakal memperjelas struktur dan kegunaan dari diadakannya meeting tersebut, sehingga bisa berlangsung efisien dan mencegah diskusi berjalan ke luar dari topik utama.

3. Jaga agar rapat tetap simple

Selain membatasi jumlah peserta, CEO Amazon Jeff Bezos juga dikenal tak suka struktur rapat yang terlalu banyak dan presentasi dengan menggunakan PowerPoint. Bezos ingin agar rapat berjalan mengalir sederhana, tidak terganggu oleh penyampaian presentasi.

Presentasi bisa berguna apabila dilakukan dengan jumlah peserta yang banyak atau untuk mengirim informasi tertentu, misalnya seperti dalam konferensi atau pitching klien. Namun, untuk rapat internal dengan beberapa orang saja, presentasi bisa merepotkan atau mengganggu, apalagi kalau ada kendala teknis.

Lagipula, apabila peserta rapat adalah segelintir orang yang benar-benar paham akan topik yang didiskusikan, mereka kemungkinan bisa memberikan penjelasan dan mencapai tujuan meeting tanpa harus melakukan presentasi.