15 Kebiasaan Buruk Berkirim E-mail yang Sebaiknya Dihindari

KOMPAS.com - Ada beberapa aturan tak tertulis, yang membedakan pola komunikasi menggunaka platform WhatsApp, Facebook atau Instagram, berbeda dengan komunikasi via surel atau e-mail.

Jika Facebook dan "anak-anaknya" lebih banyak digunakan untuk komunikasi non-formal, e-mail lebih banyak digunakan untuk keperluan profesional. Namun, belum banyak yang tahu atau secara tidak sadar, keliru sat berkomunikasi menggunaka e-mail.

KompasTekno merangkum dari Gadgests Now, Senin (9/4/2018) tentang 15 kebiasaan buruk yang tanpa sadar sering dilakukan saat berkomunikasi via email.

1. Membubuhkan kata "urgent" atau "penting"

Bubuhan kata "urgent" atau "penting" di awal judul e-mail mengindikasikan jika isi email harus segera ditanggapi oleh penerima pesan.

Terlebih jika pengirim menggunakan huruf kapital pada kata tersebut, mengartikan jika pesan yang dikirim bersfiat mendesak. Namun, jangan sekali-kali menyematkan kedua kata itu, jika hanya pengirim yang merasa terdesak untuk mengirim e-mail.

Baca juga: Begini Cara Batalkan E-mail yang Terlanjur Terkirim di Gmail

Alih-alih akan dibaca, bisa jadi penerima merasa jengkel dan enggan membaca email dari pengirim yang sama, jika masih menggunakan kata "urgent" atau "penting" untuk pesan yang mengganggu.

2. Tidak mencantumkan subyek e-mail

Kebiasaan ini bisa jadi keteledoran, karena terlalu buru-buru mengirimkan e-mail. Ingatlah, bahwa e-mail ditujukan untuk keperluan profesional, yang perlu mengetahui perihal surat yang diterima.

Sisihkan waktu sejenak untuk menulis ihwal surat yang dikirim. Selain memudahkan penerima untuk mengenali kepentingan surat, subyek juga memudahkan penerima untuk mencari e-mail berdasarkan subyek manakala tertumpuk di kemudian hari.

Bukan tidak mungkin, e-mail tanpa subyek, akan terlewat tak terbaca.

3. Typo

Typo atau Saltik (kesalahan mengetik), bisa saja dikurangi bahkan dihindari dengan memanfaatkan fitur auto-correct yang hadir di keyboard smartphone.

Jangan sampai, penerima pesan mengurangin nilai keprofesionalitasan Anda, ketika salah mengetikan nama, atau subyek, dan isi surat.

4. Menyingkat kata per kata

Fenomena menyingkat kata tak hanya ditemui di pesan singkat atau sms jaman dulu dengan keyboard fisik numerik.

Bahkan, keyboard smartphone dengan huruf lengkap dan pad lebar di layar yang semakin jumbo pun, masih "menggoda" penggunanya untuk menyingkat kata dengan alasan efisiensi.

Tulislah setiap kata dalam e-mail secara lengkap. Jika memang dalam kaidah penulisan tidak bisa disingkat, janganlah menyingkat.

Misalnya, tulislah "terima kasih" bukan "trm ksh", atau jika dalam bahasa Inggris, tulislah "thank you" bukan "tx".

5. Tulislah subyek e-mail dengan singkat dan jelas

Seringkali, saking bingung atau terburu-terburu, pengirim e-mail justru menulis isi surat ke kolom subyek. Alhasil, subyek menjadi sangat panjang dan cenderung mengganggu.

Tulislah subyek dengan padat dan jelas, yang mewakili keseluruhan isi e-mail. Sementara isi e-mail, letakanlah pada tempatnya, yakni pada bodi email dengan kotak yang paling besar.

6. Meminta bukti tanda terima

Jika pernah melakukannya, bisa jadi Anda dinilai sebagai orang yang tidak percaya jika penerima telah membaca pesan Anda. Hal itu bisa jadi mengurangi profesionalisme dalam dalam berkomunikasi secara digital.

7. Menggunakan emoji

Peniting untuk diingat jika e-mail digunakan untuk keperluan profesional. Sehingga, hindarilah penggunaan emoji pada bodi e-mail. Ungkapkanlah perasaan dalam deskripsi tekstual, bukan menggunakan emoji.

8.Gunakan tanda baca seperlunya

Tidaklah pantas jika mengirim e-mail yang berkenaan dengan profesionalitas, berlebihan dalam menggunakan tanda baca. Misalnya, menggunaka tanda seru atau tanda tanya berlebihan, atau mencampur tanda seru dan tanda tanya.

9. Menggunakan font informal warna warni

Masih banyak ditemui isi e-mail yang menggunakan huruf "Comic Sans" yang cenderung mengisyaratkan informalitas. Lebih buruknya, terkadang mewarnai setiap kalimat dalam isi e-mail.

Gunakanlah huruf biasa seperti "Sans Serif", wanra font hitam, dan jangan gunakan background gambar.

10. Membalas ke semua e-mail (Reply to all)

Berhati-hatilah dalam membalas e-mail. E-mail yang tidak memiliki tujuan, seharusnya tidak dikirim dari alamat e-mail profesional. Pindahkan saja pesan-pesan seperti itu ke folder "spam" atau sampah.

11. Hati-hati saat meneruskan e-mail

Jika Anda lupa, CC kerap digunakan untuk mengirim salinan e-mail ke beberapa alamat, begitu pula BCC yang dapat digunakan untuk mengirim e-mail ke banyak orang.

Namun, hati-hatilah saat menambahkan alamat e-mail, konfirmasi dulu ke pihak terkait apakah memang perlu menerima e-mail tersebut atau tidak. Jangan sampai e-mail penting sampai kepada pihak yang tidak berhak.

12. Hapus riwayat percakapan yang tidak perlu

Kecuali jika memang rantai percakapan diperlukan sebagai bukti, maka sah-sah saja Anda urung menghapusnya. Untuk menghapus riwayat percakapan pun tak butuh waktu lama.

Baca juga: ProtonMail, Layanan Email yang Diklaim Anti-sadap

13. Mengirim lampiran e-mail yang besar

Hal ini cukup penting untuk dihindari, mengingat platform e-mail seperti Gmail dan Yahoo, tak banyak memiliki ruang untuk melampirkan file dalam ukuran besar.

Misalnya foto, video, atau PDF. Pilahlah lampiran yang penting saja untuk dikirim vi e-mail.
Sebab, lampiran yang berat akan mempengaruhi proses pengiriman e-mail.

14.Pertimbangkan kembali panjang isi e-mail

Tak banyak yang menyukai isi e-mail yang panjang. Namun isi e-mail yang pendek, terdiri dari dua kata misalnya pun tak dibenarkan.

Jika memang harus panjang, seperti CV, essay, atau motivation letter, bisa dikirim melalui lampiran.

15. Menunda membalas e-mail

Bisa jadi, saking menumpuknya e-mail yang masuk, penerima lupa untuk menjawab pesan yang perlu dijawab. Sebab itulah, tak ada salahnya segera memberi respon singkat seperti, "sedang dalam proses", atau "terima kasih, ditunggu kelanjutannya", agar pengirim e-mail tidak merasa dianggurkan.