Ini Perbedaan Microsoft Office Versi Web dan Desktop

KOMPAS.com - Anda tentu sudah tidak asing dengan Microsoft Office. Perangkat lunak ini merupakan kumpulan aplikasi yang dapat digunakan untuk mengetik, mengolah data, hingga presentasi, hingga mengelola dan mengirim e-mail.

Microsoft Office biasanya di-instal di perangkat pengguna, salah satunya adalah PC. Microsoft Office juga sejatinya bisa digunakan tanpa instal yakni melalui web Office.com.

Microsoft Office versi web ini dapat diakses di mana saja dan kapan saja dan memiliki fungsi yang serupa dengan Office versi offline.

Meski serupa, keduanya memiliki perbedaan. Perbedaan utama yang paling mencolok antara Office desktop dan web tentunya adalah cara mengaksesnya.

Untuk mengakses Office versi desktop, pengguna sejatinya harus memasang (install) software itu terlebih dahulu di PC mereka masing-masing, serta harus membeli lisensinya supaya bisa menggunakan seluruh fitur Office.

Di sisi lain, Office versi web, seperti yang telah disebutkan tadi, bisa diakses secara gratis dengan mudah melalui browser internet macam Chrome, tanpa harus di-install terlebih dahulu atau membeli lisensinya. 

Sebagai gantinya, pengguna harus daftar atau masuk (login) terlebih dahulu menggunakan akun Microsoft, sebelum bisa menggunakan Office versi web.

Nah, karena bisa diakses melalui peramban, maka Office versi web juga bisa diakses melalui perangkat smartphone, tidak hanya PC saja.

Meski aksesnya lebih mudah, fitur Microsoft Office versi web lebih terbatas. Lantas, apa saja fitur yang berbeda?

Baca juga: Microsoft Office Bisa Digunakan Gratis lewat Web, Begini Caranya

Perbedaan Office versi web dan desktop

Mengutip halaman resmi Microsoft, Office versi web merupakan bagian dari layanan Microsoft 365.

Layanan ini bisa diperoleh pengguna melalui cara berlangganan setiap bulan. Apabila ingin menggunakan secara gratis, pengguna cukup mendaftarkan e-mail untuk membuat akun Microsoft.

Namun, pengguna gratisan akan dibatasi ruang penyimpanannya hanya sekitar 5 GB saja. Jika ingin kapasitas lebih luas, maka pengguna harus bersedia membayar biaya langganan setiap bulan.

Ada beberapa paket yang bisa dipilih, seperti untuk penggunaan pribadi di rumah, bisnis kecil dan menengah, perusahaan besar, sekolah, hingga organisasi nirlaba.

Selain kapasitas penyimpanan yang besar, pengguna yang berlangganan juga akan mendapatkan penyimpanan fitur tambahan yang terhubung ke cloud untuk berkolaborasi secara real-time dengan pengguna lain.

Microsoft juga menjanjikan fitur tambahan serta jaminan keamanan untuk pelanggan Office versi web ini. 

Sementara Office versi desktop, dijual sebagai satu kali pembelian. Artinya, pengguna hanya membayar biaya lisensi sekali untuk mendapatkan aplikasi Office di satu komputer.

Namun, Microsoft mengatakan tidak ada opsi pemutakhiran atau update. Artinya, jika di kemudian hari ada Office terbaru, maka pengguna harus membeli lisensi baru dengan harga penuh. 

Selain itu, ada pula sejumlah perbedaan fitur di Office versi web dan desktop.

Selengkapnya, simak perbedaan fitur di tiga aplikasi Microsoft Office yang biasanya sering dipakai pengguna, yaitu Word, Excel, OneNote, dan PowerPoint berikut, sebagaimana dihimpun KompasTekno dari Microsoft, Jumat (10/9/2021).

Microsoft Word

Microsoft Word versi web bisa membuka seluruh dokumen Word yang dibuat menggunakan aplikasi desktop Word 2.0 atau versi yang lebih baru.

Untuk mode melihat dokumen saja (View Mode), format file yang didukung adalah .docx, .doc, .docm, .dotm, .dotx, dan .odt.

Sedangkan untuk mode penyuntingan (Edit Mode), format yang didukung adalah .docx, .doc (akan dikonversikan ke .docx terlebih dahulu), .docm, dan .odt.

Perlu dicatat, Word versi web tidak bisa membuka atau mengedit dokumen dengan format .pdf. Adapun fitur Word versi desktop yang tidak bisa ditemui di versi web bisa disimak di tabel berikut.

Baca juga: Microsoft Office Punya Tampilan Baru di Windows 11, Begini Penampakannya

	Word versi web	Word versi desktop
Alignment guides dan live layout	Tidak	Ya
Captions	Tidak	Ya
Citations and bibliography	Tidak	Ya
Advanced Collaboration	Tidak	Ya
Cover pages	Tidak	Ya
Creation of advanced document elements	Tidak	Ya
Document parts and themes	Tidak	Ya
Equations	Tidak	Ya
Ink Editor	Tidak	Ya
IRM dan password-protection	Tidak	Ya
Learning Tools	Tidak	Ya
Mail merge	Tidak	Ya
Offline viewing and authoring	Tidak	Ya
Advanced page layout tools	Tidak	Ya
Present online	Tidak	Ya
Advanced printing	Tidak	Ya
Advanced proofing tools	Tidak	Ya
Reference tools	Tidak	Ya
Researcher	Tidak	Ya
Rich media	Tidak	Ya
SmartArt	Tidak	Ya
Table of Authority	Tidak	Ya
Table of Contents	Tidak	Ya
Visual Basic for Applications (VBA)	Tidak	Ya
Form scripts	Tidak	Ya
Watermark	Tidak	Ya

Microsoft Excel

Microsoft Excel versi web bisa membuka seluruh dokumen Excel yang dibuat menggunakan aplikasi desktop Excel 97 atau versi yang lebih baru.

Untuk View Mode, format file yang didukung adalah .xlsx, .xlsb, .xls, .xlsm, dan .ods. Sedangkan untuk Edit Mode, format yang didukung adalah .xlsx, .xlsb, .xls (dikonversikan lebih dahulu ke .xlsx), .xlsm, dan .ods.

Perlu dicatat, Excel versi web tidak bisa membuka atau mengedit dokumen dengan format .xlt dan .xltx. Adapun fitur Excel versi desktop yang tidak bisa ditemui di versi web bisa disimak di tabel berikut.

	Excel versi web	Excel versi desktop
Advanced time filtering (Timeline slicer)	Tidak	Ya
Apply smart/recommended formatting	Tidak	Ya
Audio notes recording	Tidak	Ya
Create external data connections	Tidak	Ya
Creation of advanced analysis views (Power View, Power Pivot, Slicers)	Tidak	Ya
Embed workbook on web or blog page (OneDrive)	Ya	Tidak
External references	Tidak	Ya
Advanced Formula tools	Tidak	Ya
Offline viewing and authoring	Tidak	Ya
Post to social network and present online	Tidak	Ya
Refresh existing data connections	Tidak	Ya
Rename file while workbook is open	Ya	Tidak
Rights management: IRM dan password security	Tidak	Ya
Spreadsheet audit dan compliance	Tidak	Ya
Surveys	Ya	Tidak
What if analysis tools	Tidak	Ya
PivotCharts	Ya (view mode)	Ya

Microsoft OneNote

Microsoft OneNote versi web bisa membuka seluruh dokumen OneNote yang dibuat menggunakan aplikasi desktop OneNote 2010 atau versi yang lebih baru.

Untuk View Mode dan Edit Mode, OneNote versi web kompak mendukung format file .one.

Adapun fitur OneNote versi desktop yang tidak bisa ditemui di versi web bisa disimak di tabel berikut.

Baca juga: 4 Cara Mengubah File Microsoft Word ke PDF

	OneNote versi web	OneNote versi desktop
Advanced collaboration: New content shows as unread, presence	Tidak	Ya
Clipping experiences	Tidak	Ya
Drag and drop section groups	Tidak	Ya
Edit embedded files	Tidak	Ya
Image optical character recognition (OCR)	Tidak	Ya
Inking: ink-to-text and math, customizable pens, drawing tools	Tidak	Ya
Outlook integration (tasks)	Tidak	Ya
Rights Management: IRM and password security	Tidak	Ya
Template support	Tidak	Ya
Video playback	Tidak	Ya

Microsoft PowerPoint

Microsoft PowerPoint versi web bisa membuka seluruh dokumen PowerPoint yang dibuat menggunakan aplikasi desktop PowerPoint 97 atau versi yang lebih baru.

Untuk View Mode, format file yang didukung adalah.pptx, .ppsx, .ppt, .pps, .pot, .potx, .pptm, .potm, .ppam, .ppsm, dan .odp.

Sedangkan untuk Edit Mode, format yang didukung adalah.pptx, .ppsx, .ppt atau .pps (dikonversikan lebih dulu ke .pptx atau .ppsx), dan .odp.

Perlu dicatat, PowerPoint versi web tidak bisa membuka atau mengedit dokumen dengan format .ppa dan .ppam.

Adapun fitur PowerPoint versi desktop yang tidak bisa ditemui di versi web bisa disimak di tabel berikut.

	PowerPoint versi web	PowerPoint versi desktop
Apply rich formatting to text, shapes, and pictures	Tidak	Ya
Broadcast slide show	Tidak	Ya
Create custom animation	Tidak	Ya
Design tools, advanced	Tidak	Ya
Embed presentation on web or blog page	Ya	Tidak
Full ink support	Tidak	Ya
Full selection of animations and transitions	Tidak	Ya
Headers and footers	Tidak	Ya
Integration with Excel for charts	Tidak	Ya
Offline viewing and authoring	Tidak	Ya
Presenter view	Tidak	Ya
Reviewer tools, advanced	Tidak	Ya
Rights management: IRM and password security	Tidak	Ya

Dapatkan update berita pilihan dan breaking news setiap hari dari Kompas.com. Mari bergabung di Grup Telegram "Kompas.com News Update", caranya klik link https://t.me/kompascomupdate, kemudian join. Anda harus install aplikasi Telegram terlebih dulu di ponsel.