Apa Itu Surel? Pengertian, Fungsi, Cara Kerja, Jenis, dan Contohnya

KOMPAS.com - Pengguna kiranya penting untuk mengetahui hal-hal dasar mengenai surel (surat elektronik) atau e-mail, terutama pengguna yang tengah belajar mengoperasikannya. Surel sekarang telah menjadi salah satu teknologi yang umum digunakan.

Selain umum digunakan, surel juga di beberapa institusi menjadi teknologi yang wajib dikuasai. Surel kerap dipakai untuk mengirim surat-surat format, membagikan pengumuman, dan memasarkan produk.

Lantaran menjadi salah satu teknologi yang perlu dikuasai di masa sekarang, pengguna pada akhirnya perlu memahami apa itu surel. Jika belum memahami, tak usah khawatir. Pasalnya, tak semua pengguna langsung paham apa itu surel.

Lantas, apa yang dimaksud dengan surel? Jika hendak mempelajari lebih lanjut, silakan simak penjelasan di bawah ini mengenai seluk-beluk surel, mulai dari pengertian surel hingga contohnya.

Apa itu surel?

Surel adalah sistem pengiriman pesan digital yang dilakukan dari satu komputer ke komputer lainnya melalui jaringan internet. Surel mempermudah dan mempercepat proses pengiriman pesan untuk berbagai keperluan, baik pribadi maupun bisnis.

Semua pengguna dapat mengirim surel dari mana pun selama mereka memiliki perangkat yang mendukung dan koneksi internet. Dalam mengoperasikan surel, setiap pengguna akan memiliki alamat e-mail yang unik, yang digunakan untuk mengirim dan menerima pesan.

Alamat e-mail biasanya terdiri dari dua bagian yang dipisah dengan simbol “@”. Misalnya, “rahmat@gmail.com”. Bagian kiri simbol “@” adalah identitas pengguna sebagai pemilik alamat e-mail dan bagian kanannya merupakan nama penyedia layanan e-mail.

Surel memungkinkan pengguna untuk berkomunikasi dengan orang lain di seluruh dunia secara instan. Dalam jenis komunikasi, surel termasuk dalam komunikasi tak langsung karena pesan dikirim dan diterima lewat perantara.

Proses pengiriman surel melibatkan server e-mail, yang bertanggung jawab untuk mengirim, menerima, dan menyimpan pesan-pesan pengguna. Pertukaran e-mail dikelola dengan sistem protokol komunikasi antar komputer TCP/IP (Transmission Control Protocol/Internet Protocol).

Sistem protokol komunikasi itu dibangun dari beberapa protokol dasar, termasuk protokol Simple Mail Transfer Protocol (SMTP) untuk mengirim e-mail dan protokol Post Office Protocol 3 (POP3) untuk menerima e-mail.

Dikutip dari Tech Target, selain protokol itu, ada pula protokol Internet Message Access Protocol (IMAP) yang dapat digunakan untuk menerima dan mengakses e-mail dari berbagai perangkat di mana pun.

Dengan protokol-protokol itu, pesan surel dapat diunduh dari server penyedia layanan e-mail dan ditampilkan pada perangkat pengguna. Pesan surel biasanya dienkode dalam format American Standard Code for Information Interchange (ASCII).

Selain mengirim pesan dalam bentuk teks, saat ini, pengguna juga bisa mengirim surel yang berisi file non-teks, seperti gambar, foto, dokumen, dan audio. E-mail telah berkembang pesat sejak pertama kali ditemukan.

Dalam sejarahnya, surel mulai dikembangkan sebagai alat komunikasi antar komputer pada 1970’an. Di masa itu, para ilmuwan di MIT (Massachusetts Institute of Technology) mengembangkan program yang disebut Mailbox.

Program itu memungkinkan pertukaran pesan antar komputer di dalam satu laboratorium. Pada 1971, Raymond Samuel Tomlinson, seorang pengembang di Bolt, Beranek and Newman menjalankan program e-mail pertama di ARPANET (pendahulu internet).

Tomlinson merancang program surel untuk digunakan pada komputer PDP-10. Program itu terdiri dari dua program individual, yaitu SNDMSG untuk mengirim pesan dan READMAIL untuk menerima pesan.

Kini, surel telah berkembang. Ada banyak penyedia layanan e-mail yang bisa dipakai pengguna, misalnya Gmail, Yahoo Mail, dan Outlook Mail. Surel juga bisa diakses di berbagai perangkat melalui format aplikasi ataupun situs web.

Itulah penjelasan mengenai pengertian surel. Lantas, di masa sekarang, apa fungsi surel? Untuk lebih lengkapnya, silakan simak penjelasan fungsi surel di bawah ini.

Fungsi surel

Surel memiliki fungsi yang dapat membantu beragam pekerjaan pengguna, terutama dalam hal berkomunikasi. Adapun beberapa fungsi surel dalam kehidupan sehari-hari yang perlu diketahui adalah sebagai berikut:

1. Berkomunikasi

Surel dapat digunakan pengguna individu atau grup untuk berkomunikasi melalui pesan teks. Surel memungkinkan antar pengguna dengan mudah saling mengirim dan menerima pesan kapan pun dan di mana pun.

2. Mengirim dan menerima file

Selain pesan teks, e-mail juga dapat digunakan untuk mengirim berbagai jenis file. Pengguna bisa memakai surel untuk mengirim dan menerima dokumen, gambar, tautan, dan file lainnya.

3. Mengirim pengumuman penting

Fungsi surel yang berikutnya adalah dapat dimanfaatkan untuk mengirim pengumuman penting. Pengguna dapat mengirim pengumuman penting seperti undangan rapat atau penyelenggaraan acara, ke banyak orang sekaligus melalui e-mail.

4. Pengingat jadwal dan tindak lanjut acara

Beberapa penyedia layanan surel sekarang telah mengintegrasikan fitur kalender di platformnya. Fitur semacam ini dapat digunakan untuk memudahkan pengguna mengirim pengingat jadwal acara ke pengguna lain melalui surel.

Kemudian, pengguna juga bisa mengirim permohonan tindak lanjut acara yang bakal diselenggarakan pada pengguna lain. Surel memungkinkan pengguna untuk mengatur pertemuan atau acara dengan lebih mudah.

5. Pemasaran digital

Kelima, fungsi surel adalah membantu pemasaran digital. Surel sering digunakan oleh pengguna bisnis untuk menyebarkan kampanye pemasaran seperti iklan atau promosi ke sekelompok pengguna yang ditargetkan.

6. Mengirim pemberitahuan atau notifikasi

Fungsi surel yang berikutnya adalah untuk mengirim pemberitahuan atau notifikasi. E-mail sering digunakan sebuah perusahaan yang memiliki platform untuk mengirim notifikasi penting terkait berbagai hal ke pengguna lain.

Sebagai contoh, perusahaan dapat membuat surel otomatis yang dikirim kepada pengguna platformnya untuk segera melakukan tindakan tertentu seperti menyelesaikan transaksi yang telah ditambahkan, sesuai metode yang tersedia.

7. Mengirim survei

Ketujuh, surel biasanya juga dimanfaatkan untuk mengirim survei. Pengguna individu atau grup dapat mengirim berbagai jenis survei seperti survei kepuasan pelanggan atau survei produk, ke banyak pengguna lain sekaligus melalui e-mail.

8. Registrasi akun di platform lain

Berikutnya, surel saat ini juga banyak digunakan untuk registrasi akun di platform lain. Misalnya, pengguna bisa memakai alamat e-mail Gmail untuk registrasi akun di platform media sosial Facebook, Instagram, dan TikTok.

9. Menerima kode verifikasi akun

Fungsi surel yang selanjutnya adalah untuk menerima kode verifikasi akun. Saat hendak login di platform tertentu dengan akun yang terdaftar menggunakan alamat e-mail, untuk mengautentikasi pengguna, platform akan mengirim kode verifikasi ke alamat e-mail itu.

10. Menyimpan pesan

Kesepuluh, fungsi surel dalam kehidupan sehari-hari adalah untuk menyimpan pesan. Lantaran pesan di surel tersimpan secara online, pengguna bisa menyimpan pesan-pesan penting yang masuk dan membukanya kapan saja.

Demikianlah beberapa fungsi surel, yang mana e-mail secara umum memiliki fungsi untuk berkomunikasi. Dalam menjalankan fungsi tersebut, surel punya cara kerja tersendiri. Lantas, bagaimana cara kerja surel?

Cara kerja surel

Cara kerja surel secara sederhana dapat dipahami sebagai hubungan antara klien dan server e-mail. Pesan e-mail yang dikirim pengguna dari aplikasi atau website disebut juga sebagai klien email.

Setiap pesan dari klien e-mail diarahkan melalui beberapa server e-mail sebelum sampai ke penerima. Cara kerjanya bisa dibilang mirip dengan cara surat tradisional terkirim, yang melewati beberapa kantor pos sebelum mencapai kotak surat penerima.

Dikutip dari Cloudflare, adapun beberapa tahapan setelah sebuah pesan e-mail dikirim pengguna dan menuju penerimanya adalah sebagai berikut:

• Setelah surel dikirim, server e-mail pengirim atau disebut juga Mail Transfer Agent (MTA), bakal mulai menghubungi sistem Simple Mail Transfer Protocol (SMTP).
• SMTP bakal memeriksa data e-mail untuk memberitahu server tentang ke mana e-mail akan dikirim atau alamat e-mail penerima.
• Kemudian, SMTP menggunakan Domain Name System (DNS) untuk menerjemahkan nama domain atau alamat e-mail penerima menjadi alamat Internet Protocol (IP).
• Dengan alamat IP itu, SMTP mencari server pertukaran surat atau Mail Exchange (MX) yang terkait dengan nama domain penerima. Jika tersedia , e-mail pengirim akan diteruskan ke server email penerima.
• Email disimpan di server e-mail penerima dan dapat diakses melalui Post Office Protocol (POP) atau Internet Message Access Protocol (IMAP).
• Kedua protokol itu memiliki fungsi yang sedikit berbeda. POP mengunduh pesan ke perangkat penerima dan menghapusnya dari server e-mail, sedangkan IMAP menyimpan pesan dalam klien e-mail, sehingga penerima dapat berbagai perangkat.

Itulah penjelasan soal cara kerja surel. Berdasarkan layananan yang diberikan, surel secara umum terdiri dari tiga jenis, yakni POP Mail, Webmail, dan Forward Mail. Adapun penjelasan jenis-jenis e-mail itu adalah sebagai berikut.

Jenis-jenis surel

1. POP Mail

POP Mail adalah layanan surel dengan sistem POP. Dalam POP Mail, surel biasanya langsung dihapus dari server setelah terunduh, sehingga hanya dapat diakses dari perangkat yang digunakan untuk mengunduhnya.

2. Webmail

Webmail adalah layanan surel yang memungkinkan pengguna untuk mengakses kotak surat elektronik mereka melalui website. Layanan webmail ini tidak memerlukan aplikasi tambahan karena semua fungsi e-mail dapat diakses secara online di website.

3. Forward Mail

Forward Mail adalah layanan yang memungkinkan pengguna untuk meneruskan surel yang diterima kepada alamat e-mail lainnya. Dengan meneruskan surel, pengguna dapat dengan mudah membagikan informasi atau pesan yang diterima kepada orang lain.

Demikianlah penjelasan mengenai jenis-jenis surel. Dalam penggunaannya sehari-hari, terdapat berbagai macam e-mail. Lantas, apa saja contoh surel? Untuk lebih lengkapnya, berikut adalah beberapa contoh surel yang umum digunakan saat ini.

Macam-macam surel

Sebagaimana sempat dijelaskan di atas, saat ini tersedia banyak layanan surel yang dapat digunakan pengguna. Salah satunya yang populer adalah Gmail. Namun, selain itu, sejatinya masih banyak lagi macamnya.

Adapun macam-macam surel yang biasa digunakan saat ini adalah sebagai berikut:

• Gmail
• Microsoft Outlook
• Yahoo Mail
• Zoho Mail
• Proton Mail
• iCloud Mail
• AOL Mail

Itulah macam-macam surel. Dengan pemaparan macam-macam surel tersebut, artinya penjelasan mengenai beberapa hal dasar tentang e-mail surel berakhir. Penjelasan di atas dapat memudahkan pengguna dalam mengenali surel.

Alhasil, pengguna bisa belajar mengoperasikan surel dan mengoptimalkannya untuk membantu berbagai pekerjaan. Demikianlah penjelasan lengkap seputar pengertian surel, fungsi, cara kerja, jenis, dan contohnya, semoga bermanfaat.

Dapatkan update berita teknologi dan gadget pilihan setiap hari. Mari bergabung di Kanal WhatsApp KompasTekno. Caranya klik link https://whatsapp.com/channel/0029VaCVYKk89ine5YSjZh1a. Anda harus install aplikasi WhatsApp terlebih dulu di ponsel.