10 Kegunaan Microsoft Outlook, Fitur, dan Cara Menggunakannya

KOMPAS.com - Pengguna kiranya perlu mengetahui kegunaan Microsoft Outlook atau biasa disebut Outlook saja. Sebab, pengetahuan tersebut dapat mempermudah pengguna yang hendak belajar mengoperasikan Microsoft Outlook.

Pengguna dapat mengoperasikan Microsoft Outlook dengan optimal jika mengetahui kegunaannya. Pengguna yang sudah terbiasa menggunakan Microsoft Outlook mungkin sudah mengetahui fungsinya.

Akan tetapi, tak semua pengguna telah memahami fungsi Outlook, terutama pengguna yang baru ingin belajar mengoperasikannya. Jika baru belajar dan belum tahu fungsi Outlook, tak usah khawatir.

Artikel ini bakal menjelaskan secara lengkap kegunaan Microsoft Outlook. Lantas, apa kegunaan Microsoft Outlook? Untuk lebih lengkapnya, silakan simak penjelasan di bawah ini mengenai fungsi Outlook.

Fungsi Microsoft Outlook

Perlu diketahui, Microsoft Outlook merupakan salah satu layanan e-mail pengguna (klien e-mail) yang cukup populer dipakai saat ini untuk berbagai keperluan, baik penggunaan pribadi maupun bisnis.

Microsoft Outlook fleksibel untuk digunakan. Microsoft Outlook bisa dipakai untuk mengakses berbagai alamat e-mail umum, seperti Yahoo Mail, Outlook Mail, dan Gmail. Kemudian, Outlook dapat pula dipakai untuk mengakses alamat e-mail personal.

Dalam bentuk layanan, Outlook sama seperti Gmail, Yahoo Mail, dan layanan e-mail lainnya. Outlook bisa menjadi salah satu pilihan platform jika pengguna hendak mengelola dan mengakses e-mail.

Microsoft Outlook memiliki beberapa fungsi yang dapat memudahkan pengguna untuk mengeloa e-mail. Adapun beberapa kegunaan Microsoft Outlook yang perlu diketahui adalah sebagai berikut.

1. Mengirim dan menerima e-mail

Kegunaan Microsoft Outlook yang pertama adalah memungkinkan pengguna untuk mengirim dan menerima e-mail. Pengguna bisa membuat e-mail langsung di Outlook dan mengirimnya ke pengguna lain, serta bisa menerima pesan yang dikirim pengguna.

2. Mengelola e-mail dari beberapa akun

Outlook dapat digunakan untuk mengelola e-mail yang terdapat pada beberapa akun. Di Outlook, pengguna bisa login dengan beberapa akun sekaligus. Dengan demikian, pengguna bisa mengelola e-mail yang ada di dalamnya secara berbarengan.

3. Mengelola jadwal

Outlook dapat digunakan untuk mengelola jadwal atas sebuah pertemuan atau janji yang bakal digelar. Pengguna bisa menambahkan jadwal acara di Outlook dan membuat janji pertemuan dengan pengguna lain.

4. Mengelola kontak

Outlook memungkinkan pengguna untuk menyimpan dan mengelola kontak mereka, termasuk informasi kontak penting seperti alamat e-mail, nomor telepon, alamat rumah atau kantor, dan informasi lainnya.

5. Membuat daftar tugas dan catatan

Outlook memungkinkan pengguna untuk membuat daftar tugas yang hendak dikerjakan secara terstruktur. Kemudian, Outlook juga memungkinkan pengguna untuk membuat catatan untuk mendokumentasikan informasi penting.

6. Mengatur rapat

Kegunaan Microsoft Outlook yang berikutnya adalah dapat digunakan untuk mengatur rapat. Outlook memungkinkan pengguna untuk mengundang pengguna lain agar bergabung ke sebuah pertemuan atau rapat yang telah dijadwalkan.

7. Manajemen Tugas

Outlook memungkinkan pengguna untuk mengatur tugas berdasarkan prioritas, tenggat waktu, dan kategori tertentu, sehingga memudahkan pengguna dalam mengelola pekerjaan sehari-hari mereka.

8. Menjadwalkan e-mail

Fungsi Outlook yang berikutnya adalah pengguna dapat melakukan penjadwalan e-mail. Di Outlook, pengguna bisa membuat e-mail dan mengirimnya pada jadwal tertentu yang ditentukan sesuai keinginan.

9. Mengedit dokumen

Outlook terintegrasi dengan aplikasi Microsoft Office lainnya, seperti Word, Excel, dan PowerPoint, sehingga memudahkan pengguna untuk berbagi dan mengedit dokumen secara langsung dari dalam Outlook.

10. Filter e-mail

Outlook memungkinkan pengguna untuk memilah-milah e-mail dan mengaturnya agar masuk ke folder tertentu berdasarkan kriteria yang telah ditentukan sesuai keinginan.

Itulah fungsi Outlook yang perlu diketahui. Dengan mengetahui fungsi-fungsi di atas, pengguna dapat mengoptimalkan penggunaan Microsoft Outlook untuk berbagai keperluan. Perlu diketahui, fungsi tersebut sejatinya tak lepas dari dukungan fitur Microsoft Outlook.

Untuk menambah wawasan, tak ada salahnya menyimak juga beberapa fitur Microsoft Outlook di bawah ini.

Fitur Microsoft Outlook

1. Calendar Sharing

Fitur ini memungkinkan pengguna untuk membuat, mengelola, dan berbagi kalender untuk menjadwalkan meeting ke pengguna lain.

2. @mention

@mention berguna untuk menambahkan pengguna dalam daftar e-mail, menandai penyebutan pengguna, dan memberitahu mereka bahwa Anda sedang menyebutnya.

3. E-mail Scheduling

Pengguna dapat membuat e-mail serta dapat menjadwalkan pengirimannya sesuai keinginan.

4. Quick parts

Fitur ini memungkinkan pengguna menyalin teks dari satu e-mail ke e-mail lainnya. Fitur ini berguna bagi pengguna yang harus mengirim e-mail serupa ke banyak pengguna.

5. New item alerts

New item alerts berfungsi untuk memberikan notifikasi kepada pengguna bahwa terdapat e-mail baru yang masuk.

6. Ignore messages

Dengan fitur ini Anda dapat mengatur pesan yang masuk di inbox dan otomatis dapat menuju ke folder item yang dihapus.

7. File attachment reminder

Apabila Anda menyebutkan lampiran dalam e-mail namun lupa melampirkannya, Outlook akan otomatis mengingatkan pengguna apakah bermaksud menyertakan lampiran terlebih dahulu sebelum mengirimnya atau tidak.

8. Clean Up Conversation Option

Pengguna dapat menggunakan fitur ini untuk menghapus pesan yang telah dibaca dan menyisakan pesan mana saja yang belum dibaca.

Itulah beberapa fitur Microsoft Outlook yang menunjang fungsinya. Lantas, bagaimana cara menggunakan Microsoft Outlook? Untuk lebih lengkapnya, silakan simak penjelasan di bawah ini mengenai cara menggunakan Microsoft Outlook.

Cara menggunakan Microsoft Outlook

Cara menggunakan Microsoft Outlook itu cukup mudah. Secara garis besar, terdapat dua langkah yang perlu diketahui pengguna dalam menggunakan Microsoft Outlook. Pertama, pengguna perlu setting akun e-mail atau alamat e-mail di Outlook terlebih dahulu.

Kedua, setelah berhasil mengatur alamat e-mail di Outlook, pengguna bisa mengirim e-mail dari platform ini. Adapun penjelasan cara menggunakan Microsoft Outlook dari setting akun hingga kirim e-mail adalah sebagai berikut.