Cara Kerja Surel untuk Berkirim Pesan dan Fungsinya yang Perlu Diketahui

KOMPAS.com - Saat belajar soal e-mail atau surel (surat elektronik), terdapat beberapa pengetahuan dasar yang perlu diketahui pengguna. Salah satu pengetahuan dasar itu adalah cara kerja surel. Lantas, bagaimana cara kerja surel.

Sebagaimana cukup umum diketahui, surel merupakan teknologi komunikasi yang umum dipakai saat ini. Surel punya punya fungsi utama untuk berkomunikasi dengan berkirim pesan antar perangkat atau komputer.

Dalam menjalankan fungsi itu, surel memiliki cara kerja tersendiri. Artikel ini bakal menjelaskan secara lengkap mengenai cara kerja surel. Jika tertarik untuk mengetahui lebih lanjut, silakan simak penjelasan cara kerja surel di bawah ini.

Cara kerja surel

Cara kerja surel secara sederhana dapat dipahami sebagai hubungan antara klien dan server e-mail. Pesan surel yang dikirim pengguna dari aplikasi atau website disebut juga sebagai klien email.

Setiap pesan surel dari klien e-mail diarahkan melalui beberapa server e-mail sebelum sampai ke penerima. Cara kerjanya bisa dibilang mirip dengan cara surat tradisional terkirim, yang melewati beberapa kantor pos sebelum mencapai kotak surat penerima.

Dikutip dari Cloudflare, adapun beberapa tahapan setelah sebuah pesan e-mail dikirim pengguna dan menuju penerimanya adalah sebagai berikut:

• Setelah surel dikirim, server e-mail pengirim atau disebut juga Mail Transfer Agent (MTA), bakal mulai menghubungi sistem Simple Mail Transfer Protocol (SMTP).
• SMTP bakal memeriksa data e-mail untuk memberitahu server tentang ke mana e-mail akan dikirim atau alamat e-mail penerima.
• Kemudian, SMTP menggunakan Domain Name System (DNS) untuk menerjemahkan nama domain atau alamat e-mail penerima menjadi alamat Internet Protocol (IP).
• Dengan alamat IP itu, SMTP mencari server pertukaran surat atau Mail Exchange (MX) yang terkait dengan nama domain penerima. Jika tersedia , e-mail pengirim akan diteruskan ke server email penerima.
• Email disimpan di server e-mail penerima dan dapat diakses melalui Post Office Protocol (POP) atau Internet Message Access Protocol (IMAP).
• Kedua protokol itu memiliki fungsi yang sedikit berbeda. POP mengunduh pesan ke perangkat penerima dan menghapusnya dari server e-mail, sedangkan IMAP menyimpan pesan dalam klien e-mail, sehingga penerima dapat berbagai perangkat.

Itulah penjelasan seputar cara kerja surel dalam berkirim pesan. Dengan mengetahui cara kerjanya, pengguna dapat lebih memahami bagaimana surel dapat beroperasi mengirimkan pesan ke antar perangkat.

Perlu diketahui pula, selain untuk berkirim pesan, e-mail sejatinya punya beberapa fungsi lain yang menunjang pekerjaan pengguna. Lantas, apa fungsi surel? Jika tertarik untuk mengetahuinya, berikut adalah fungsi surel dalam kehidupan sehari-hari.

Fungsi surel

Surel memiliki fungsi yang dapat membantu beragam pekerjaan pengguna, terutama dalam hal berkomunikasi. Adapun beberapa fungsi surel dalam kehidupan sehari-hari yang perlu diketahui adalah sebagai berikut:

1. Berkomunikasi

Surel dapat digunakan pengguna individu atau grup untuk berkomunikasi melalui pesan teks. Surel memungkinkan antar pengguna dengan mudah saling mengirim dan menerima pesan kapan pun dan di mana pun.

2. Mengirim dan menerima file

Selain pesan teks, e-mail juga dapat digunakan untuk mengirim berbagai jenis file. Pengguna bisa memakai surel untuk mengirim dan menerima dokumen, gambar, tautan, dan file lainnya.

3. Mengirim pengumuman penting

Fungsi surel yang berikutnya adalah dapat dimanfaatkan untuk mengirim pengumuman penting. Pengguna dapat mengirim pengumuman penting seperti undangan rapat atau penyelenggaraan acara, ke banyak orang sekaligus melalui e-mail.

4. Pengingat jadwal dan tindak lanjut acara

Beberapa penyedia layanan surel sekarang telah mengintegrasikan fitur kalender di platformnya. Fitur semacam ini dapat digunakan untuk memudahkan pengguna mengirim pengingat jadwal acara ke pengguna lain melalui surel.

Kemudian, pengguna juga bisa mengirim permohonan tindak lanjut acara yang bakal diselenggarakan pada pengguna lain. Surel memungkinkan pengguna untuk mengatur pertemuan atau acara dengan lebih mudah.

5. Pemasaran digital

Kelima, fungsi surel adalah membantu pemasaran digital. Surel sering digunakan oleh pengguna bisnis untuk menyebarkan kampanye pemasaran seperti iklan atau promosi ke sekelompok pengguna yang ditargetkan.

6. Mengirim pemberitahuan atau notifikasi

Fungsi surel yang berikutnya adalah untuk mengirim pemberitahuan atau notifikasi. E-mail sering digunakan sebuah perusahaan yang memiliki platform untuk mengirim notifikasi penting terkait berbagai hal ke pengguna lain.

Sebagai contoh, perusahaan dapat membuat surel otomatis yang dikirim kepada pengguna platformnya untuk segera melakukan tindakan tertentu seperti menyelesaikan transaksi yang telah ditambahkan, sesuai metode yang tersedia.

7. Mengirim survei

Ketujuh, surel biasanya juga dimanfaatkan untuk mengirim survei. Pengguna individu atau grup dapat mengirim berbagai jenis survei seperti survei kepuasan pelanggan atau survei produk, ke banyak pengguna lain sekaligus melalui e-mail.

8. Registrasi akun di platform lain

Berikutnya, surel saat ini juga banyak digunakan untuk registrasi akun di platform lain. Misalnya, pengguna bisa memakai alamat e-mail Gmail untuk registrasi akun di platform media sosial Facebook, Instagram, dan TikTok.

9. Menerima kode verifikasi akun

Fungsi surel yang selanjutnya adalah untuk menerima kode verifikasi akun. Saat hendak login di platform tertentu dengan akun yang terdaftar menggunakan alamat e-mail, untuk mengautentikasi pengguna, platform akan mengirim kode verifikasi ke alamat e-mail itu.

10. Menyimpan pesan

Kesepuluh, fungsi surel dalam kehidupan sehari-hari adalah untuk menyimpan pesan. Lantaran pesan di surel tersimpan secara online, pengguna bisa menyimpan pesan-pesan penting yang masuk dan membukanya kapan saja.

Demikianlah beberapa fungsi surel, yang mana e-mail secara umum memiliki fungsi untuk berkomunikasi. Sementara itu, untuk menambah wawasan, pengguna kiranya perlu mengetahui juga beberapa hal dasar soal surel.

Misalnya, pengertian, jenis, dan contohnya. Lantas, sebenarnya apa yang dimaksud dengan surel? Untuk lebih lengkapnya, silakan simak penjelasan di bawah ini mengenai pengertian surel.

Apa itu surel?

Surel adalah sistem pengiriman pesan digital yang dilakukan dari satu komputer ke komputer lainnya melalui jaringan internet. Surel mempermudah dan mempercepat proses pengiriman pesan untuk berbagai keperluan, baik pribadi maupun bisnis.

Semua pengguna dapat mengirim surel dari mana pun selama mereka memiliki perangkat yang mendukung dan koneksi internet. Dalam mengoperasikan surel, setiap pengguna akan memiliki alamat e-mail yang unik, yang digunakan untuk mengirim dan menerima pesan.

Alamat e-mail biasanya terdiri dari dua bagian yang dipisah dengan simbol “@”. Misalnya, “rahmat@gmail.com”. Bagian kiri simbol “@” adalah identitas pengguna sebagai pemilik alamat e-mail dan bagian kanannya merupakan nama penyedia layanan e-mail.

Surel memungkinkan pengguna untuk berkomunikasi dengan orang lain di seluruh dunia secara instan. Dalam jenis komunikasi, surel termasuk dalam komunikasi tak langsung karena pesan dikirim dan diterima lewat perantara.

Proses pengiriman surel melibatkan server e-mail, yang bertanggung jawab untuk mengirim, menerima, dan menyimpan pesan-pesan pengguna. Pertukaran e-mail dikelola dengan sistem protokol komunikasi antar komputer TCP/IP (Transmission Control Protocol/Internet Protocol).

Sistem protokol komunikasi itu dibangun dari beberapa protokol dasar, termasuk protokol Simple Mail Transfer Protocol (SMTP) untuk mengirim e-mail dan protokol Post Office Protocol 3 (POP3) untuk menerima e-mail.

Dikutip dari Tech Target, selain protokol itu, ada pula protokol Internet Message Access Protocol (IMAP) yang dapat digunakan untuk menerima dan mengakses e-mail dari berbagai perangkat di mana pun.

Dengan protokol-protokol itu, pesan surel dapat diunduh dari server penyedia layanan e-mail dan ditampilkan pada perangkat pengguna. Pesan surel biasanya dienkode dalam format American Standard Code for Information Interchange (ASCII).

Selain mengirim pesan dalam bentuk teks, saat ini, pengguna juga bisa mengirim surel yang berisi file non-teks, seperti gambar, foto, dokumen, dan audio. E-mail telah berkembang pesat sejak pertama kali ditemukan.

Dalam sejarahnya, surel mulai dikembangkan sebagai alat komunikasi antar komputer pada 1970’an. Di masa itu, para ilmuwan di MIT (Massachusetts Institute of Technology) mengembangkan program yang disebut Mailbox.

Program itu memungkinkan pertukaran pesan antar komputer di dalam satu laboratorium. Pada 1971, Raymond Samuel Tomlinson, seorang pengembang di Bolt, Beranek and Newman menjalankan program e-mail pertama di ARPANET (pendahulu internet).

Tomlinson merancang program surel untuk digunakan pada komputer PDP-10. Program itu terdiri dari dua program individual, yaitu SNDMSG untuk mengirim pesan dan READMAIL untuk menerima pesan.

Kini, surel telah berkembang. Ada banyak penyedia layanan e-mail yang bisa dipakai pengguna, misalnya Gmail, Yahoo Mail, dan Outlook Mail. Surel juga bisa diakses di berbagai perangkat melalui format aplikasi ataupun situs web.

Jenis-jenis surel

Dalam penggunaannya sehari-hari, surel secara umum terdiri dari tiga jenis, yakni POP Mail, Webmail, dan Forward Mail. Adapun penjelasan dari jenis-jenis surel tersebut adalah sebagai berikut.

1. POP Mail

POP Mail adalah layanan surel dengan sistem POP. Dalam POP Mail, surel biasanya langsung dihapus dari server setelah terunduh, sehingga hanya dapat diakses dari perangkat yang digunakan untuk mengunduhnya.

2. Webmail

Webmail adalah layanan surel yang memungkinkan pengguna untuk mengakses kotak surat elektronik mereka melalui website. Layanan webmail ini tidak memerlukan aplikasi tambahan karena semua fungsi e-mail dapat diakses secara online di website.

3. Forward Mail

Forward Mail adalah layanan yang memungkinkan pengguna untuk meneruskan surel yang diterima kepada alamat e-mail lainnya. Dengan meneruskan surel, pengguna dapat dengan mudah membagikan informasi atau pesan yang diterima kepada orang lain.

Macam-macam surel

Sebagaimana sempat dijelaskan di atas, saat ini tersedia banyak layanan surel yang dapat digunakan pengguna untuk berkirim pesan. Lantas, apa saja macam-macam surel yang umum digunakan sekarang?

Salah satu macam surel yang populer dipakai saat ini adalah Gmail. Namun, selain itu, sejatinya masih banyak lagi macam-macam surel yang biasa dipakai. Adapun macam-macam surel yang biasa digunakan saat ini adalah sebagai berikut:

Dapatkan update berita teknologi dan gadget pilihan setiap hari. Mari bergabung di Kanal WhatsApp KompasTekno. Caranya klik link https://whatsapp.com/channel/0029VaCVYKk89ine5YSjZh1a. Anda harus install aplikasi WhatsApp terlebih dulu di ponsel.