Apa Itu Google Docs? Pengertian, Fungsi, dan Cara Menggunakannya

KOMPAS.com - Google Docs merupakan salah satu program yang kiranya perlu dikuasai pengguna. Google Docs dapat mempermudah pengguna dalam menyelesaikan beberapa pekerjaan pengolahan teks, seperti menyusun artikel, esai, atau laporan.

Seandainya ingin belajar mengoperasikan Google Docs, pengguna penting untuk mengetahui beberapa hal dasar mengenainya, seperti pengertian, fungsi, dan cara menggunakannya. Lantas, apa itu Google Docs?

Baca juga: 2 Cara Memasukkan Gambar di Google Docs dengan Mudah dan Praktis

Jika tertarik untuk mempelajari lebih lanjut, silakan simak penjelasan lengkap di bawah ini mengenai pengertian Google Docs, beserta dengan fungsi, cara menggunakan, dan kelebihannya.

Pengertian Google Docs

Google Docs atau biasa disebut dengan Google Dokumen, pertama kali dirilis Google pada 2006. Google Docs adalah program pengolah kata berbasis website yang bisa diakses secara online.

Dengan Google Docs, pengguna bisa mengolah, mengedit. dan menyimpan dokumen pekerjaannya secara online, sehingga dapat diakses kapan pun dan dari perangkat mana pun. Pengolahan teks menjadi lebih mudah dengan Google Docs.

Untuk mengakses Google Docs, pengguna tak perlu berlangganan atau membelinya terlebih dahulu. Google Docs bisa diakses secara gratis melalui browser desktop atau aplikasi HP (handphone).

Pengguna hanya membutuhkan akun Google (akun Gmail) untuk mengakses Google Docs. Untuk diketahui, Google Docs adalah salah satu program perkantoran (office) berbasis online atau Cloud yang dikembangkan Google.

Selain Google Docs, terdapat pula Google Sheets, Google Slides, Google Drawings, Google Forms, Google Sites, dan Google Keep. Itulah penjelasan lengkap mengenai apa itu Google Docs. Lalu, apa fungsi Google Docs?

Fungsi Google Docs

Fungsi Google Docs secara umum mirip dengan program pengolah kata yang sudah cukup populer, yakni Microsoft Word. Fungsi Google Docs secara umum adalah untuk mengolah, mengedit, dan menyimpan dokumen.

Selain itu, terdapat beberapa fungsi Google Docs yang lainnya. Untuk lebih lengkapnya, berikut adalah beberapa fungsi Google Docs yang perlu diketahui.

1. Menulis dan mengedit teks

Fungsi Google Docs yang pertama adalah untuk menulis dan mengedit teks. Pengguna dapat memakai Google Docs untuk menulis dan mengedit teks dengan menggunakan berbagai alat pemformatan yang tersedia.

Ada banyak alat pemformatan yang tersedia di Google Docs, seperti pengaturan tata letak teks, pengaturan font, pengaturan format teks, dan masih banyak lagi.

2. Menambahkan dan mengedit gambar

Selain mengedit teks, Google Docs juga dapat digunakan untuk menambahkan dan mengedit gambar. Pengguna bisa menyisipkan gambar ke dokumen Google Docs dan melakukan beberapa pengeditan sederhana seperti mengatur tata letak dan ukurannya.

3. Membuat tabel

Ketiga, Google Docs dapat difungsikan pula untuk membuat dan menambahkan tabel pada dokumen Google Docs. Pengguna bisa menyisipkan tabel ke dokumen Google Docs dengan format tabel sesuai keinginan.

4. Menyimpan dokumen

Fungsi Google Docs yang berikutnya adalah menyimpan dokumen. Lewat Google Docs, pengguna bisa menyimpan dokumen secara online, sehingga dapat diakses kapan pun dan dari perangkat mana pun.

5. Berbagi dokumen dan mengedit bersama

Fungsi Google Docs yang kelima adalah berbagi dokumen dan mengedit bersama. Di Google Docs, pengguna bisa membagikan dokumen yang telah dikerjakannya ke pengguna lain. Kemudian, pengguna bisa memberikan izin untuk mengedit bersama dokumen yang dibagikan.

Itulah beberapa fungsi Google Docs yang perlu diketahui. Lantas, bagaimana cara menggunakan Google Docs? Untuk lebih lengkapnya, silakan simak penjelasan di bawah ini mengenai cara menggunakan Google Docs.

Cara menggunakan Google Docs

Terdapat langkah-langkah dasar dalam menggunakan Google Docs yang perlu diketahui pengguna, mulai dari cara mengakses hingga berbagi dokumen. Adapun langkah-langkah menggunakan Google Docs adalah sebagai berikut.

1. Mengakses Google Docs

Langkah pertamanya adalah pengguna perlu mengakses Google Docs. Untuk mengakses Google Docs, pengguna harus memiliki akun Google atau akun Gmail. Setelah itu, pengguna dapat mengakses Google Docs via browser atau aplikasi HP.

Jika via browser, pengguna dapat mengunjungi website Google Docs yang beralamatkan di https://docs.google.com. Sementara itu, untuk aplikasi Google Docs HP, pengguna bisa mengunduhnya di toko aplikasi resmi seperti App Store (iPhone) atau Play Store (Android).

2. Membuat dokumen di Google Docs

Setelah berhasil mengakses, pengguna dapat mulai membuat dokumen di Google Docs. Cara membuat dokumen di Google Docs cukup mudah. Pengguna tinggal klik ikon tambah yang terdapat pada halaman awal Google Docs.

3. Mengedit teks di Google Docs

Setelah berhasil membuat dokumen baru di Google Docs, pengguna dapat mengedit teks dengan berbagai alat pemformatan yang tersedia, seperti pengaturan font, pengaturan format teks, pengaturan tata letak teks dalam halaman, dan masih banyak lagi.

Alat pemformatan ini tersedia di bagian atas halaman dokumen Google Docs. Untuk menambahkan gambar dan tabel ke dokumen, pengguna bisa mengakses menu Sisipkan yang terdapat pada bar menu utama.

4. Menyimpan dan mengunduh dokumen di Google Docs

Dokumen yang selesai dibuat dan diedit bakal tersimpan secara otomatis di Google Docs. Jadi, pengguna tak perlu melakukan tindakan penyimpanan dokumen secara manual. Setiap perubahan di dokumen bakal langsung disimpan di Google Docs.

Perlu diketahui, penyimpanan di Google Docs ini berbasis Cloud dari Google Drive. Jadi, dokumen-dokumen yang tersimpan di Google Docs pada dasarnya bakal memakan ruang penyimpanan di Google Drive.

Selain menyimpan, pengguna juga dapat mengunduh dokumen di Google Docs supaya bisa dibuka secara offline di perangkat. Cara mengunduh dokumen di Google Docs itu mudah. Pengguna tinggal klik menu File dan pilih opsi “Download”.

Selanjutnya, pengguna bisa mengunduh dokumen itu dalam berbagai format, seperti Docx, RTF, PDF, atau EPUB.

5. Berbagi dokumen Google Docs

Di Google Docs, pengguna tak hanya bisa mengedit dokumen sendiri, tetapi pengguna juga bisa berkolaborasi bersama pengguna lain dengan membagikan dokumen. Untuk membagikan dokumen, pengguna bisa klik menu File dan pilih opsi “Bagikan”.

Kemudian, pilih opsi “Bagikan kepada orang lain”. Selanjutnya, pengguna bisa membagikan dokumen lewat tautan atau dikirim melalui alamat e-mail orang lain. Kemudian, pengguna juga bisa memberikan izin pada orang lain untuk turut bersama mengedit dokumen tersebut.

Itulah beberapa cara menggunakan Google Docs yang mendasar dan perlu diketahui pengguna. Google Docs membuat pengolahan teks menjadi lebih mudah karena pengguna bisa mengakses dokumennya secara fleksibel, asalkan memiliki koneksi internet.

Meski pengolahan teks menjadi lebih mudah, Google Docs tak lepas dari kekurangan. Lantas, apa kelebihan dan kekurangan Google Docs? Untuk lebih lengkapnya, berikut adalah kelebihan dan kekurangan Google Docs.

Baca juga: Cara Cek Typo Skripsi di Google Docs Otomatis dan Mudah

Kelebihan dan kekurangan Google Docs

Terdapat beberapa kelebihan dan kekurangan Google Docs. Misalnya, dalam hal kelebihan, Google Docs merupakan program yang mudah diakses karena gratis dan pengguna hanya membutuhkan koneksi internet.

Sementara itu, untuk kekurangan Google Docs misalnya, program ini memiliki fitur pemformatan dokumen yang lebih terbatas jika dibandingkan Microsoft Word. Untuk lebih lengkapnya, berikut adalah kelebihan dan kekurangan Google Docs.

Kelebihan Google Docs

1. Gratis

Kelebihan Google Docs yang pertama adalah gratis. Pengguna tak perlu mengeluarkan biaya tambahan untuk bisa mengakses Google Docs. Pengguna cukup memiliki akun Google dan langsung bisa mengakses Google Docs secara gratis.

2. Mudah diakses

Selain gratis, kelebihan Google Docs yang berikutnya adalah mudah diakses. Pengguna bisa membuat dan mengedit dokumen Google Docs kapan pun melalui berbagai perangkat, baik desktop maupun HP, asalkan memiliki koneksi internet.

3. Bisa berbagi dan berkolaborasi

Google Docs memungkinkan pengguna untuk berbagi dokumen yang dibuatnya dengan pengguna lain. Kemudian, antar pengguna bisa berkolaborasi untuk mengedit dokumen tersebut. Pengeditan dokumen menjadi lebih mudah.

4. Terhubung dengan Google Drive

Kelebihan yang keempat adalah Google Docs terhubung dengan Google Drive. Penyimpanan dokumen di Google Docs berjalan secara real-time setiap ada perubahan. Dokumen akan langsung tersimpan di penyimpanan Google Drive dan dapat diakses di Google Docs kapan saja.

5. Riwayat perubahan dokumen mudah dilacak

Kelebihan Google Docs yang kelima adalah riwayat perubahan dokumen mudah dilacak. Setiap mengerjakan dokumen di Google Docs, pengguna bakal bisa melihat riwayat perubahannya dari waktu ke waktu.

Google Docs bakal menyimpan beberapa versi perubahan dokumen yang dikerjakan pengguna. Kemudian, pengguna bisa melacak riwayat perubahan itu. Fitur ini memudahkan pengguna untuk membandingkan dokumen versi lama dan yang telah diperbarui.

Kekurangan Google Docs

1. Fitur dan kemampuan yang terbatas

Kekurangan yang pertama adalah Google Docs memiliki fitur dan kemampuan yang relatif terbatas jika dibandingkan dengan Microsoft Word. Google Docs tidak memiliki beberapa fitur atau tidak mendukung opsi tertentu seperti kolom kompleks dan pemformatan lanjutan.

Keterbatasan Google Docs membuatnya tidak cocok untuk menyusun dokumen rumit atau desain yang berat seperti buletin dan brosur. Google Docs lebih ideal untuk dipakai k menulis dan mengedit dokumen yang sederhana.

2. Potensi masalah keamanan

Kekurangan Google Docs yang berikutnya adalah terdapat potensi masalah keamanan. Meskipun Google sangat memperhatikan keamanan, ada risiko dokumen di Google Docs diretas atau diakses oleh orang yang tidak berwenang karena dokumennya tersedia online.

3. Templat yang terbatas

Kekurangan Google Docs yang lain adalah templat yang terbatas. Jika dibandingkan dengan Microsoft Word, Google Docs memiliki lebih sedikit templat dokumen yang tersedia. Hal ini dapat membatasi pengguna ketika hendak menyusun dokumen dengan templat tertentu.

4. Bergantung pada koneksi internet

Google Docs sangat bergantung pada koneksi internet. Ketergantungan ini dapat menghambat pengguna untuk membuat atau mengedit dokumen ketika perangkat tidak tersambung internet atau koneksinya buruk.

5. Masalah kompatibilitas

Kekurangan Google Docs yang berikutnya adalah terdapat masalah kompatibilitas dengan aplikasi pengolah teks lain. Dokumen yang dibuat di Google Docs dapat diunduh dengan memiliki format tertentu, termasuk format Docx untuk dibuka di Microsoft Word.

Meski bisa dibuka di Microsoft Word, ada potensi dokumen yang dibuat di Google Docs tidak kompatibel dengan pengaturan Microsoft Word. Format dan tata letak dokumen di Google Docs berpotensi bisa berubah atau hilang jika dibuka di Microsoft Word.

Baca juga: Cara Membuat Daftar Pustaka di Google Docs buat Skripsi

Demikianlah penjelasan lengkap seputar apa itu Google Docs, lengkap dengan pemaparan fungsi, cara menggunakan, dan kelebihan serta kekurangannya. Dengan mengetahui hal-hal dasarnya, pengguna bisa lebih mudah dalam mengoperasikan Google Docs.

Dapatkan update berita teknologi dan gadget pilihan setiap hari. Mari bergabung di Kanal WhatsApp KompasTekno. Caranya klik link https://whatsapp.com/channel/0029VaCVYKk89ine5YSjZh1a. Anda harus install aplikasi WhatsApp terlebih dulu di ponsel.