Kelebihan dan Kekurangan E-mail, Lengkap dengan Pengertian serta Fungsinya

KOMPAS.com - Kelebihan dan kekurangan e-mail kiranya menjadi suatu pembahasan yang perlu dipahami oleh semua pengguna. E-mail (electronic mail) telah menjadi bagian dari perkembangan teknologi yang mengubah cara pengguna dalam mengirim surat.

Dengan adanya e-mail, pengiriman surat bisa berjalan dengan lebih mudah dan cepat.
Pengguna tak perlu repot-repot menulis surat dengan pena dan datang ke kantor pos untuk mengirim surat.

Baca juga: 5 Cara Melihat Kata Sandi E-mail yang Lupa dengan Mudah dan Cepat

Melalui surat elektronik atau e-mail, pengguna bisa membuat dan mengirim surat bisa dilakukan dengan mudah, cukup dari perangkat HP (handphone) atau komputer.

Namun, layaknya teknologi lain, e-mail bukanlah teknologi yang terlepas dari kekurangan. E-mail tetap memiliki kelebihan dan kekurangan. Pengetahuan atas kekurangan dan kelebihan e-mail dapat membantu pengguna untuk memakainya secara tepat.

Lantas, apa kekurangan dan kelebihan e-mail? Bila tertarik untuk mempelajari lebih lanjut, silakan simak penjelasan di bawah ini penjelasan mengenai kelebihan dan kekurangan e-mail sebagai alat komunikasi.

Kelebihan dan kekurangan e-mail

Ada beberapa kelebihan dan kekurangan e-mail. Lantas, apa kelebihan dari e-mail? Ada kelebihan e-mail yang sudah sempat disinggung di atas, misalnya mempermudah dan mempercepat pengiriman surat atau pesan.

Selain itu, masih banyak lagi kelebihan e-mail yang membantu pengguna dalam berkomunikasi. Dikutip dari laman Geeks for Geeks, adapun beberapa kelebihan e-mail adalah sebagai berikut.

Kelebihan e-mail

• Pesan terkirim dengan lebih cepat: E-mail memungkinkan pengguna bisa mengirim pesan dengan lebih cepat. Melalui e-mail, cukup satu kali klik, pengguna bisa mengirim pesan ke seluruh penjuru dunia dengan cepat.
• Lebih fleksibel: E-mail dapat dikirim pengguna kapan saja selama 24 jam. Pengguna bisa mengirim e-mail dengan waktu yang lebih fleksibel dibanding mengirim surat konvensional, yang bergantung dari jam operasi kantor pos.
• Lebih efisien: E-mail dapat dipakai mengirim pesan dengan lebih efisien. E-mail memungkinkan pengguna untuk mengirim satu pesan ke banyak pengguna lain sekaligus secara cepat, hanya dengan satu klik.
• Pesan lebih terorganisir: Pesan di layanan e-mail lebih terorganisir. Layanan e-mail berisi folder-folder yang tersusun rapi berdasarkan kategori pesan. Tiap pesan yang masuk bisa difilter sendiri oleh pengguna sesuai kebutuhan.
• Bisa mengirim berbagai jenis file: E-mail tidak hanya bisa dipakai untuk mengirim pesan teks. E-mail memungkinkan pengguna untuk mengirim berbagai jenis file sebagai lampiran, seperti file gambar, audio, video, dan lainnya.
• Lebih mudah diakses: Pengguna bisa membuka atau mengakses e-mail dari berbagai perangkat, seperti HP, tablet, atau komputer, di mana pun dan kapan pun.
• Hemat waktu dan biaya: E-mail dapat menghemat waktu dan biaya yang dikeluarkan pengguna untuk mengirim pesan.
• Ramah lingkungan: E-mail dapat menghemat penggunaan kertas atau bahan lainnya untuk mengirim surat, sehingga membuatnya lebih ramah lingkungan.

Itulah beberapa kelebihan e-mail. Lantas, apa kekurangan dari e-mail? Selain kelebihan, teknologi e-mail juga punya kekurangan. Adapun beberapa kekurangan e-mail dalam berkomunikasi adalah sebagai berikut.

Kekurangan e-mail

• Bisa mengandung virus: E-mail dapat disalahgunakan oleh orang untuk mengirim pesan yang di dalamnya berisi virus, sehingga ketika dibuka, data-data pribadi pengguna bisa berpotensi dicuri.
• Bisa mengandung spam: Selain virus, e-mail juga dapat berpotensi mengandung spam atau pesan yang mengganggu. Spam itu bisa memenuhi kotak masuk dan memerlukan waktu yang tak sebentar untuk menghapusnya.
• Bergantung dengan koneksi internet: E-mail sangat bergantung dengan koneksi internet. Jika koneksi internet mengalami gangguan, e-mail tak akan bisa diakses sama sekali.
• Bisa menimbulkan kesalahpahaman: E-mail termasuk bentuk komunikasi tak langsung. Pesan di e-mail bisa berpotensi menimbulkan kesalahpahaman karena tidak mampu mengungkapkan emosi atau nuansa dengan baik secara langsung.
• Menguras perhatian: E-mail bisa memberi pemberitahuan dan pembaruan pesan ke pengguna setiap waktu. Dengan adanya pemberitahuan dan pembaruan itu, perhatian pengguna bisa terkuras hanya untuk melihat e-mail secara rutin.

Itulah kekurangan e-mail sebagai alat untuk berkomunikasi di masa sekarang. Dengan demikian, penjelasan soal kelebihan dan kekurangan e-mail telah berakhir. Penjelasan ini bisa membantu pengguna belajar mengoperasikan e-mail dengan tepat.

Kemudian, untuk menambah pemahaman soal e-mail, pengguna kiranya juga perlu mengetahui soal apa yang dimaksud dengan e-mail. Jika tertarik untuk mempelajarinya, berikut adalah pengertian e-mail yang juga perlu diketahui.

Pengertian e-mail

E-mail adalah sistem pengiriman pesan digital yang dilakukan dari satu komputer ke komputer lainnya melalui jaringan internet. E-mail mempermudah dan mempercepat proses pengiriman pesan untuk berbagai keperluan, baik pribadi maupun bisnis.

Semua pengguna dapat mengirim e-mail dari mana pun selama mereka memiliki perangkat yang mendukung dan koneksi internet. Setiap pengguna email memiliki alamat e-mail yang unik, yang digunakan untuk mengirim dan menerima pesan.

Alamat e-mail biasanya terdiri dari dua bagian yang dipisah dengan simbol “@”. Misalnya, “rahmat@gmail.com”. Bagian kiri simbol “@” adalah identitas pengguna sebagai pemilik alamat e-mail dan bagian kanannya merupakan nama penyedia layanan e-mail.

E-mail memungkinkan pengguna untuk berkomunikasi dengan orang lain di seluruh dunia secara instan. Dalam jenis komunikasi, e-mail termasuk dalam komunikasi tak langsung karena pesan dikirim dan diterima lewat perantara.

Proses pengiriman e-mail melibatkan server email, yang bertanggung jawab untuk mengirim, menerima, dan menyimpan pesan-pesan pengguna. Pertukaran e-mail dikelola dengan sistem protokol komunikasi antar komputer TCP/IP (Transmission Control Protocol/Internet Protocol).

Sistem protokol komunikasi itu dibangun dari beberapa protokol dasar, termasuk protokol Simple Mail Transfer Protocol (SMTP) untuk mengirim e-mail dan protokol Post Office Protocol 3 (POP3) untuk menerima e-mail.

Dikutip dari Tech Target, selain protokol itu, ada pula protokol Internet Message Access Protocol (IMAP) yang dapat digunakan untuk menerima dan mengakses e-mail dari berbagai perangkat di mana pun.

Dengan protokol-protokol itu, pesan e-mail dapat diunduh dari server penyedia layanan e-mail dan ditampilkan pada perangkat pengguna. Pesan e-mail biasanya dienkode dalam format American Standard Code for Information Interchange (ASCII).

Baca juga: 2 Cara Melihat Password E-mail di HP Android dan iPhone, Mudah

Selain mengirim pesan dalam bentuk teks, saat ini, pengguna juga bisa mengirim e-mail yang berisi file non-teks, seperti gambar, foto, dokumen, dan audio. E-mail telah berkembang pesat sejak pertama kali ditemukan.

Dalam sejarahnya, e-mail mulai dikembangkan sebagai alat komunikasi antar komputer pada 1970’an. Di masa itu, para ilmuwan di MIT (Massachusetts Institute of Technology) mengembangkan program yang disebut Mailbox.

Program itu memungkinkan pertukaran pesan antar komputer di dalam satu laboratorium. Pada 1971, Raymond Samuel Tomlinson, seorang pengembang di Bolt, Beranek and Newman menjalankan program e-mail pertama di ARPANET (pendahulu internet).

Tomlinson merancang program e-mail untuk digunakan pada komputer PDP-10. Program itu terdiri dari dua program individual, yaitu SNDMSG untuk mengirim pesan dan READMAIL untuk menerima pesan.

Kini, e-mail telah berkembang. Ada banyak penyedia layanan e-mail yang bisa dipakai pengguna, misalnya Gmail, Yahoo Mail, dan Outlook Mail. E-mail juga bisa diakses di berbagai perangkat melalui format aplikasi ataupun situs web.

Itulah pengertian e-mail. Lantas, di masa sekarang, apa fungsi e-mail? Untuk lebih lengkapnya, silakan simak penjelasan fungsi e-mail di bawah ini.

Fungsi e-mail

E-mail memiliki fungsi yang dapat membantu beragam pekerjaan pengguna, terutama dalam hal berkomunikasi. Adapun beberapa fungsi e-mail dalam kehidupan sehari-hari adalah sebagai berikut:

1. Berkomunikasi

E-mail dapat digunakan pengguna individu atau grup untuk berkomunikasi melalui pesan teks. E-mail memungkinkan antar pengguna dengan mudah saling mengirim dan menerima pesan kapan pun dan di mana pun.

2. Mengirim dan menerima file

Selain pesan teks, e-mail juga dapat digunakan untuk mengirim berbagai jenis file. Pengguna bisa memakai e-mail untuk mengirim dan menerima dokumen, gambar, tautan, dan file lainnya.

3. Mengirim pengumuman penting

Fungsi e-mail yang berikutnya adalah dapat dimanfaatkan untuk mengirim pengumuman penting. Pengguna dapat mengirim pengumuman penting seperti undangan rapat atau penyelenggaraan acara, ke banyak orang sekaligus melalui e-mail.

4. Pengingat jadwal dan tindak lanjut acara

Beberapa penyedia layanan e-mail sekarang telah mengintegrasikan fitur kalender di platformnya. Fitur semacam ini dapat digunakan untuk memudahkan pengguna mengirim pengingat jadwal acara ke pengguna lain melalui e-mail.

Kemudian, pengguna juga bisa mengirim permohonan tindak lanjut acara yang bakal diselenggarakan pada pengguna lain. E-mail memungkinkan pengguna untuk mengatur pertemuan atau acara dengan lebih mudah.

5. Pemasaran digital

Kelima, fungsi e-mail adalah membantu pemasaran digital. Email sering digunakan oleh pengguna bisnis untuk menyebarkan kampanye pemasaran seperti iklan atau promosi ke sekelompok pengguna yang ditargetkan.

6. Mengirim pemberitahuan atau notifikasi

Fungsi e-mail yang berikutnya adalah untuk mengirim pemberitahuan atau notifikasi. E-mail sering digunakan sebuah perusahaan yang memiliki platform untuk mengirim notifikasi penting terkait berbagai hal ke pengguna lain.

Sebagai contoh, perusahaan dapat membuat email otomatis yang dikirim kepada pengguna platformnya untuk segera melakukan tindakan tertentu seperti menyelesaikan transaksi yang telah ditambahkan, sesuai metode yang tersedia.

7. Mengirim survei

Ketujuh, e-mail biasanya juga dimanfaatkan untuk mengirim survei. Pengguna individu atau grup dapat mengirim berbagai jenis survei seperti survei kepuasan pelanggan atau survei produk, ke banyak pengguna lain sekaligus melalui e-mail.

8. Registrasi akun di platform lain

Berikutnya, e-mail saat ini juga banyak digunakan untuk registrasi akun di platform lain. Misalnya, pengguna bisa memakai alamat e-mail Gmail untuk registrasi akun di platform media sosial Facebook, Instagram, dan TikTok.

9. Menerima kode verifikasi akun

Fungsi e-mail yang selanjutnya adalah untuk menerima kode verifikasi akun. Saat hendak login di platform tertentu dengan akun yang terdaftar menggunakan alamat e-mail, untuk mengautentikasi pengguna, platform akan mengirim kode verifikasi ke alamat e-mail itu.

Baca juga: 3 Tips Mengatasi E-mail Spam yang Menganggu di Gmail

10. Menyimpan pesan

Kesepuluh, fungsi e-mail dalam kehidupan sehari-hari adalah untuk menyimpan pesan. Lantaran, pesan di e-mail tersimpan secara online, pengguna bisa menyimpan pesan-pesan penting yang masuk dan membukanya kapan saja.