Pengertian E-mail, Lengkap dengan Fungsi, Cara Kerja, Jenis dan Contohnya

KOMPAS.com - E-mail (electronic mail) atau surel (surat elektronik) telah menjadi salah satu perkembangan teknologi komunikasi yang tak terpisahkan dengan pekerjaan pengguna saat ini. E-mail kini masih aktif digunakan untuk menunjang berbagai pekerjaan pengguna.

Misalnya, untuk mengirim surat formal, menyebarkan pengumuman, dan menjadi media untuk memasarkan produk. Dengan adanya peran penting tersebut, pengguna kiranya perlu belajar mengoperasikan dan menguasai e-mail.

Baca juga: 2 Cara Melihat Sandi E-mail yang Lupa dengan Mudah di HP dan Laptop

Dalam belajar mengoperasikan e-mail, terdapat beberapa pengetahuan dasar yang perlu dipahami oleh pengguna. Artikel ini bakal menjelaskan secara lengkap beberapa pengetahuan dasar soal e-mail, mulai dari pengertian hingga contohnya.

Bila tertarik untuk mempelajarinya, berikut adalah penjelasan lengkap mengenai e-mail, fungsi, cara kerja, jenis, dan contohnya. Untuk memulai, lantas apa yang dimaksud dengan e-mail? Selengkapnya, silakan simak penjelasan pengertian e-mail di bawah ini.

Pengertian e-mail

E-mail adalah sistem pengiriman pesan digital yang dilakukan dari satu komputer ke komputer lainnya melalui jaringan internet. E-mail mempermudah dan mempercepat proses pengiriman pesan untuk berbagai keperluan, baik pribadi maupun bisnis.

Semua pengguna dapat mengirim e-mail dari mana pun selama mereka memiliki perangkat yang mendukung dan koneksi internet. Setiap pengguna email memiliki alamat e-mail yang unik, yang digunakan untuk mengirim dan menerima pesan.

Alamat e-mail biasanya terdiri dari dua bagian yang dipisah dengan simbol “@”. Misalnya, “rahmat@gmail.com”. Bagian kiri simbol “@” adalah identitas pengguna sebagai pemilik alamat e-mail dan bagian kanannya merupakan nama penyedia layanan e-mail.

E-mail memungkinkan pengguna untuk berkomunikasi dengan orang lain di seluruh dunia secara instan. Dalam jenis komunikasi, e-mail termasuk dalam komunikasi tak langsung karena pesan dikirim dan diterima lewat perantara.

Proses pengiriman e-mail melibatkan server email, yang bertanggung jawab untuk mengirim, menerima, dan menyimpan pesan-pesan pengguna. Pertukaran e-mail dikelola dengan sistem protokol komunikasi antar komputer TCP/IP (Transmission Control Protocol/Internet Protocol).

Sistem protokol komunikasi itu dibangun dari beberapa protokol dasar, termasuk protokol Simple Mail Transfer Protocol (SMTP) untuk mengirim e-mail dan protokol Post Office Protocol 3 (POP3) untuk menerima e-mail.

Dikutip dari Tech Target, selain protokol itu, ada pula protokol Internet Message Access Protocol (IMAP) yang dapat digunakan untuk menerima dan mengakses e-mail dari berbagai perangkat di mana pun.

Dengan protokol-protokol itu, pesan e-mail dapat diunduh dari server penyedia layanan e-mail dan ditampilkan pada perangkat pengguna. Pesan e-mail biasanya dienkode dalam format American Standard Code for Information Interchange (ASCII).

Selain mengirim pesan dalam bentuk teks, saat ini, pengguna juga bisa mengirim e-mail yang berisi file non-teks, seperti gambar, foto, dokumen, dan audio. E-mail telah berkembang pesat sejak pertama kali ditemukan.

Dalam sejarahnya, e-mail mulai dikembangkan sebagai alat komunikasi antar komputer pada 1970’an. Di masa itu, para ilmuwan di MIT (Massachusetts Institute of Technology) mengembangkan program yang disebut Mailbox.

Program itu memungkinkan pertukaran pesan antar komputer di dalam satu laboratorium. Pada 1971, Raymond Samuel Tomlinson, seorang pengembang di perusahaan riset Bolt Beranek and Newman, menjalankan program e-mail pertama di ARPANET (pendahulu internet).

Tomlinson merancang program e-mail untuk digunakan pada komputer PDP-10. Program itu terdiri dari dua program individual, yaitu SNDMSG untuk mengirim pesan dan READMAIL untuk menerima pesan.

Kini, e-mail telah berkembang. Ada banyak penyedia layanan e-mail yang bisa dipakai pengguna, misalnya Gmail, Yahoo Mail, dan Outlook Mail. E-mail juga bisa diakses di berbagai perangkat melalui format aplikasi ataupun situs web.

Itulah pengertian e-mail. Lantas, di masa sekarang, apa fungsi e-mail? Untuk lebih lengkapnya, silakan simak penjelasan fungsi e-mail di bawah ini.

Fungsi e-mail

E-mail memiliki fungsi yang dapat membantu beragam pekerjaan pengguna, terutama dalam hal berkomunikasi. Adapun beberapa fungsi e-mail dalam kehidupan sehari-hari adalah sebagai berikut:

1. Berkomunikasi

E-mail dapat digunakan pengguna individu atau grup untuk berkomunikasi melalui pesan teks. E-mail memungkinkan antar pengguna dengan mudah saling mengirim dan menerima pesan kapan pun dan di mana pun.

2. Mengirim dan menerima file

Selain pesan teks, e-mail juga dapat digunakan untuk mengirim berbagai jenis file. Pengguna bisa memakai e-mail untuk mengirim dan menerima dokumen, gambar, tautan, dan file lainnya.

3. Mengirim pengumuman penting

Fungsi e-mail yang berikutnya adalah dapat dimanfaatkan untuk mengirim pengumuman penting. Pengguna dapat mengirim pengumuman penting seperti undangan rapat atau penyelenggaraan acara, ke banyak orang sekaligus melalui e-mail.

4. Pengingat jadwal dan tindak lanjut acara

Beberapa penyedia layanan e-mail sekarang telah mengintegrasikan fitur kalender di platformnya. Fitur semacam ini dapat digunakan untuk memudahkan pengguna mengirim pengingat jadwal acara ke pengguna lain melalui e-mail.

Kemudian, pengguna juga bisa mengirim permohonan tindak lanjut acara yang bakal diselenggarakan pada pengguna lain. E-mail memungkinkan pengguna untuk mengatur pertemuan atau acara dengan lebih mudah.

5. Pemasaran digital

Kelima, fungsi e-mail adalah membantu pemasaran digital. Email sering digunakan oleh pengguna bisnis untuk menyebarkan kampanye pemasaran seperti iklan atau promosi ke sekelompok pengguna yang ditargetkan.

Baca juga: 5 Cara Mengamankan Akun Gmail dari Hacker

6. Mengirim pemberitahuan atau notifikasi

Fungsi e-mail yang berikutnya adalah untuk mengirim pemberitahuan atau notifikasi. E-mail sering digunakan sebuah perusahaan yang memiliki platform untuk mengirim notifikasi penting terkait berbagai hal ke pengguna lain.

Sebagai contoh, perusahaan dapat membuat email otomatis yang dikirim kepada pengguna platformnya untuk segera melakukan tindakan tertentu seperti menyelesaikan transaksi yang telah ditambahkan, sesuai metode yang tersedia.

7. Mengirim survei

Ketujuh, e-mail biasanya juga dimanfaatkan untuk mengirim survei. Pengguna individu atau grup dapat mengirim berbagai jenis survei seperti survei kepuasan pelanggan atau survei produk, ke banyak pengguna lain sekaligus melalui e-mail.

8. Registrasi akun di platform lain

Berikutnya, e-mail saat ini juga banyak digunakan untuk registrasi akun di platform lain. Misalnya, pengguna bisa memakai alamat e-mail Gmail untuk registrasi akun di platform media sosial Facebook, Instagram, dan TikTok.

9. Menerima kode verifikasi akun

Fungsi e-mail yang selanjutnya adalah untuk menerima kode verifikasi akun. Saat hendak login di platform tertentu dengan akun yang terdaftar menggunakan alamat e-mail, untuk mengautentikasi pengguna, platform akan mengirim kode verifikasi ke alamat e-mail itu.

10. Menyimpan pesan

Kesepuluh, fungsi e-mail dalam kehidupan sehari-hari adalah untuk menyimpan pesan. Lantaran, pesan di e-mail tersimpan secara online, pengguna bisa menyimpan pesan-pesan penting yang masuk dan membukanya kapan saja.

Demikianlah beberapa fungsi e-mail, yang mana e-mail secara umum memiliki fungsi untuk berkomunikasi. Dalam menjalankan fungsi tersebut, lantas bagaimana cara kerja e-mail? Untuk lebih lengkapnya, berikut adalah penjelasan soal cara kerja e-mail.

Cara kerja e-mail

Cara kerja e-mail secara sederhana dapat dipahami sebagai hubungan antara klien dan server e-mail. Pesan e-mail yang dikirim pengguna dari aplikasi atau website disebut juga sebagai klien email.

Setiap pesan dari klien e-mail diarahkan melalui beberapa server e-mail sebelum sampai ke penerima. Cara kerjanya bisa dibilang mirip dengan cara surat tradisional terkirim, yang melewati beberapa kantor pos sebelum mencapai kotak surat penerima.

Dikutip dari Cloudflare, adapun beberapa tahapan setelah sebuah pesan e-mail dikirim pengguna dan menuju penerimanya adalah sebagai berikut:

• Setelah e-mail dikirim, server e-mail pengirim atau disebut juga Mail Transfer Agent (MTA), bakal mulai menghubungi sistem Simple Mail Transfer Protocol (SMTP).
• SMTP bakal memeriksa data e-mail untuk memberitahu server tentang ke mana e-mail akan dikirim atau alamat e-mail penerima.
• Kemudian, SMPT menggunakan Domain Name System (DNS) untuk menerjemahkan nama domain atau alamat e-mail penerima menjadi alamat Internet Protocol (IP).
• Dengan alamat IP itu, SMTP mencari server pertukaran surat atau Mail Exchange (MX) yang terkait dengan nama domain penerima. Jika tersedia , e-mail pengirim akan diteruskan ke server email penerima.
• Email disimpan di server e-mail penerima dan dapat diakses melalui Post Office Protocol (POP) atau Internet Message Access Protocol (IMAP).
• Kedua protokol itu memiliki fungsi yang sedikit berbeda. POP mengunduh pesan ke perangkat penerima dan menghapusnya dari server e-mail, sedangkan IMAP menyimpan pesan dalam klien e-mail, sehingga penerima dapat berbagai perangkat.

Itulah penjelasan soal cara kerja e-mail. Berdasarkan layananan yang diberikan, e-mail secara umum terdiri dari tiga jenis, yakni POP Mail, Webmail, dan Forward Mail. Adapun penjelasan jenis-jenis e-mail itu adalah sebagai berikut.

Jenis-jenis e-mail

1. POP Mail

POP Mail adalah layanan e-mail dengan sistem POP. Dalam POP Mail, e-mail biasanya langsung dihapus dari server setelah terunduh, sehingga hanya dapat diakses dari perangkat yang digunakan untuk mengunduhnya.

2. Webmail

Webmail adalah layanan e-mail yang memungkinkan pengguna untuk mengakses kotak surat elektronik mereka melalui website. Layanan webmail ini tidak memerlukan aplikasi tambahan karena semua fungsi e-mail dapat diakses secara online di website.

3. Forward Mail

Forward Mail adalah layanan yang memungkinkan pengguna untuk meneruskan e-mail yang diterima kepada alamat e-mail lainnya. Dengan meneruskan e-mail, pengguna dapat dengan mudah membagikan informasi atau pesan yang diterima kepada orang lain.

Demikianlah penjelasan mengenai jenis-jenis e-mail. Lantas, apa saja contoh e-mail? Untuk lebih lengkapnya, berikut adalah beberapa contoh e-mail yang dapat digunakan saat ini.

Macam-macam e-mail

Sebagaimana sempat dijelaskan di atas, saat ini tersedia banyak layanan e-mail yang dapat digunakan pengguna. Salah satunya yang populer adalah Gmail. Namun, selain itu, sejatinya masih banyak lagi macamnya.

Adapun macam-macam e-mail yang biasa digunakan saat ini adalah sebagai berikut:

• Gmail
• Microsoft Outlook
• Yahoo Mail
• Zoho Mail
• Proton Mail
• iCloud Mail
• AOL Mail

Itulah macam-macam e-mail. Dengan pemaparan macam-macam e-mail tersebut, artinya penjelasan mengenai beberapa pengetahuan awal tentang e-mail telah berakhir. Penjelasan di atas dapat memudahkan pengguna dalam mengenali e-mail.

Baca juga: Apa Itu Passkey yang Bisa untuk Login Akun Google Tanpa Password?

Alhasil, pengguna bisa belajar mengoperasikan e-mail dan mengoptimalkannya untuk membantu berbagai pekerjaan. Demikianlah penjelasan lengkap seputar pengertian e-mail, fungsi, cara kerja, jenis, dan contohnya, semoga bermanfaat.