Kelebihan dan Kekurangan E-mail, Lengkap dengan Pengertian serta Fungsinya

KOMPAS.com - Kelebihan dan kekurangan e-mail kiranya menjadi suatu pembahasan yang perlu dipahami oleh semua pengguna. E-mail (electronic mail) telah menjadi bagian dari perkembangan teknologi yang mengubah cara pengguna dalam mengirim surat.

Dengan adanya e-mail, pengiriman surat bisa berjalan dengan lebih mudah dan cepat.
Pengguna tak perlu repot-repot menulis surat dengan pena dan datang ke kantor pos untuk mengirim surat.

Baca juga: 5 Cara Melihat Kata Sandi E-mail yang Lupa dengan Mudah dan Cepat

Melalui surat elektronik atau e-mail, pengguna bisa membuat dan mengirim surat bisa dilakukan dengan mudah, cukup dari perangkat HP (handphone) atau komputer.

Namun, layaknya teknologi lain, e-mail bukanlah teknologi yang terlepas dari kekurangan. E-mail tetap memiliki kelebihan dan kekurangan. Pengetahuan atas kekurangan dan kelebihan e-mail dapat membantu pengguna untuk memakainya secara tepat.

Lantas, apa kekurangan dan kelebihan e-mail? Bila tertarik untuk mempelajari lebih lanjut, silakan simak penjelasan di bawah ini penjelasan mengenai kelebihan dan kekurangan e-mail sebagai alat komunikasi.

Kelebihan dan kekurangan e-mail

Ada beberapa kelebihan dan kekurangan e-mail. Lantas, apa kelebihan dari e-mail? Ada kelebihan e-mail yang sudah sempat disinggung di atas, misalnya mempermudah dan mempercepat pengiriman surat atau pesan.

Selain itu, masih banyak lagi kelebihan e-mail yang membantu pengguna dalam berkomunikasi. Dikutip dari laman Geeks for Geeks, adapun beberapa kelebihan e-mail adalah sebagai berikut.

Kelebihan e-mail

• Pesan terkirim dengan lebih cepat: E-mail memungkinkan pengguna bisa mengirim pesan dengan lebih cepat. Melalui e-mail, cukup satu kali klik, pengguna bisa mengirim pesan ke seluruh penjuru dunia dengan cepat.
• Lebih fleksibel: E-mail dapat dikirim pengguna kapan saja selama 24 jam. Pengguna bisa mengirim e-mail dengan waktu yang lebih fleksibel dibanding mengirim surat konvensional, yang bergantung dari jam operasi kantor pos.
• Lebih efisien: E-mail dapat dipakai mengirim pesan dengan lebih efisien. E-mail memungkinkan pengguna untuk mengirim satu pesan ke banyak pengguna lain sekaligus secara cepat, hanya dengan satu klik.
• Pesan lebih terorganisir: Pesan di layanan e-mail lebih terorganisir. Layanan e-mail berisi folder-folder yang tersusun rapi berdasarkan kategori pesan. Tiap pesan yang masuk bisa difilter sendiri oleh pengguna sesuai kebutuhan.
• Bisa mengirim berbagai jenis file: E-mail tidak hanya bisa dipakai untuk mengirim pesan teks. E-mail memungkinkan pengguna untuk mengirim berbagai jenis file sebagai lampiran, seperti file gambar, audio, video, dan lainnya.
• Lebih mudah diakses: Pengguna bisa membuka atau mengakses e-mail dari berbagai perangkat, seperti HP, tablet, atau komputer, di mana pun dan kapan pun.
• Hemat waktu dan biaya: E-mail dapat menghemat waktu dan biaya yang dikeluarkan pengguna untuk mengirim pesan.
• Ramah lingkungan: E-mail dapat menghemat penggunaan kertas atau bahan lainnya untuk mengirim surat, sehingga membuatnya lebih ramah lingkungan.

Itulah beberapa kelebihan e-mail. Lantas, apa kekurangan dari e-mail? Selain kelebihan, teknologi e-mail juga punya kekurangan. Adapun beberapa kekurangan e-mail dalam berkomunikasi adalah sebagai berikut.

Kekurangan e-mail

• Bisa mengandung virus: E-mail dapat disalahgunakan oleh orang untuk mengirim pesan yang di dalamnya berisi virus, sehingga ketika dibuka, data-data pribadi pengguna bisa berpotensi dicuri.
• Bisa mengandung spam: Selain virus, e-mail juga dapat berpotensi mengandung spam atau pesan yang mengganggu. Spam itu bisa memenuhi kotak masuk dan memerlukan waktu yang tak sebentar untuk menghapusnya.
• Bergantung dengan koneksi internet: E-mail sangat bergantung dengan koneksi internet. Jika koneksi internet mengalami gangguan, e-mail tak akan bisa diakses sama sekali.
• Bisa menimbulkan kesalahpahaman: E-mail termasuk bentuk komunikasi tak langsung. Pesan di e-mail bisa berpotensi menimbulkan kesalahpahaman karena tidak mampu mengungkapkan emosi atau nuansa dengan baik secara langsung.
• Menguras perhatian: E-mail bisa memberi pemberitahuan dan pembaruan pesan ke pengguna setiap waktu. Dengan adanya pemberitahuan dan pembaruan itu, perhatian pengguna bisa terkuras hanya untuk melihat e-mail secara rutin.

Itulah kekurangan e-mail sebagai alat untuk berkomunikasi di masa sekarang. Dengan demikian, penjelasan soal kelebihan dan kekurangan e-mail telah berakhir. Penjelasan ini bisa membantu pengguna belajar mengoperasikan e-mail dengan tepat.

Kemudian, untuk menambah pemahaman soal e-mail, pengguna kiranya juga perlu mengetahui soal apa yang dimaksud dengan e-mail. Jika tertarik untuk mempelajarinya, berikut adalah pengertian e-mail yang juga perlu diketahui.

Pengertian e-mail

E-mail adalah sistem pengiriman pesan digital yang dilakukan dari satu komputer ke komputer lainnya melalui jaringan internet. E-mail mempermudah dan mempercepat proses pengiriman pesan untuk berbagai keperluan, baik pribadi maupun bisnis.

Semua pengguna dapat mengirim e-mail dari mana pun selama mereka memiliki perangkat yang mendukung dan koneksi internet. Setiap pengguna email memiliki alamat e-mail yang unik, yang digunakan untuk mengirim dan menerima pesan.

Alamat e-mail biasanya terdiri dari dua bagian yang dipisah dengan simbol “@”. Misalnya, “rahmat@gmail.com”. Bagian kiri simbol “@” adalah identitas pengguna sebagai pemilik alamat e-mail dan bagian kanannya merupakan nama penyedia layanan e-mail.

E-mail memungkinkan pengguna untuk berkomunikasi dengan orang lain di seluruh dunia secara instan. Dalam jenis komunikasi, e-mail termasuk dalam komunikasi tak langsung karena pesan dikirim dan diterima lewat perantara.

Proses pengiriman e-mail melibatkan server email, yang bertanggung jawab untuk mengirim, menerima, dan menyimpan pesan-pesan pengguna. Pertukaran e-mail dikelola dengan sistem protokol komunikasi antar komputer TCP/IP (Transmission Control Protocol/Internet Protocol).