Perbedaan Microsoft Office 2021 dan 365, Mana yang Lebih Baik Digunakan?

KOMPAS.com - Microsoft Office merupakan aplikasi pengolah data dan kata andalan pengguna untuk membuat berbagai kebutuhan tugas. Kendati demikian untuk menggunakan dan mengakses berbagai aplikasinya, pengguna harus membeli atau berlangganan lisensi Microsoft Office terlebih dahulu.

Dilihat dari fungsinya baik Microsoft Office 2021 dan 365 memiliki kesamaan, keduanya sama-sama memiliki fungsi sebagai alat bantu membuat dan mengolah data. Namun dalam hal mengakses dan instalasinya, keduanya memiliki beberapa perbedaan.

Apabila Anda masih bimbang akan menggunakan Microsoft Office 2021 atau 365, selengkapnya berikut ini uraian mengenai pengertian dan perbedaaannya.

Baca juga: Cara Menggunakan Microsoft Teams di Laptop untuk Rapat dan Kolaborasi Tim

Pengertian Microsoft Office 2021 dan 365

Microsoft Office 2021 adalah versi Microsoft Office saat ini yang menggantikan Office 2019. Rangkaian ini dirilis untuk sistem operasi Microsoft Windows dan macOS yang dirilis pada 5 Oktober 2021, bersama dengan Windows 11.

Office 2021 tersedia untuk pembelian satu kali atau dengan langganan. Pembelian satu kali memberikan akses ke suite selama lima tahun, sedangkan langganan memberikan akses ke suite selama satu bulan, satu tahun, atau tiga tahun.

Sedangkan Microsoft Office 365 adalah layanan yang menawarkan aplikasi produktivitas Microsoft Office, yang memiliki fitur penyimpanan cloud, dan fitur lainnya. Dengan langganan Microsoft Office 365, pengguna dapa menginstal aplikasi Microsoft Office di PC, Mac, tablet, dan ponsel.

Selain itu pengguna juga bisa menyimpan dokumen, foto, dan file lainnya di OneDrive, layanan penyimpanan cloud Microsoft, Microsoft Office 365 biasanya memiliki berbagai paket langganan, seperti personal, home, dan bisnis.

Perbedaan Microsoft Office 2021 dan 365

Berikut ini beberapa poin perbedaan dari Microsoft Office 2021 dan 365.

Dari segi langganannya

Microsoft office 2021 biasanya dapat diakses dengan membeli lisensi sekali bayar, dengan penggunaan pada satu komputer atau Mac sepanjang yang Anda mau. Biasanya juga tidak ada batas waktu khusus.

Sementara Microsoft 365, pengguna tidak harus membayar sepenuhnya untuk menggunakan lisensinya, di Microsoft 365, Anda bisa berlangganan setiap bulan atau tahun. 

Dengan langganan Microsoft 365, Anda juga dapat pakai fitur ekstra, seperti penyimpanan cloud OneDrive sebesar 1 TB. Selain itu, Anda bisa akses aplikasi Office seperti Word, Excel, dan PowerPoint di iPhone, Android, dan iPad.

Anda bisa memilih langganan Microsoft 365 maupun untuk kebutuhan berbagi hingga enam orang. Setiap orang yang memiliki akses ke aplikasi Office dapat menginstal Office di hingga lima perangkat. Sehingga jika pengguna membeli Office 2021, maka hanya bisa digunakan pada satu perangkat. Berbeda dengan Microosft 365, yang bisa diakses hingga 30 perangkat.

Office 2021 versi klasik

Office 2021 adalah versi "klasik" dari Microsoft Office. Ada dua jenis utama: "Office Home & Student 2021" untuk pengguna rumahan, dan "Office Home & Business 2021" yang lebih cocok untuk bisnis.

Home & Student sekitar 149,99 dolar AS atau berkisar Rp 2.3 jutaan dan paket Home & Business sekitar 249,99 atau sekitar Rp 3.8 jutaan. Setelah membayar di awal, Anda mendapatkan lisensi Office 2021 dan tidak akan dapatkan CD fisik.

Sebagai gantinya, Anda akan dapatkan kode tertentu untuk bisa mengunduh software yang dikirim melalui e-mail. Office Home & Student 2021 mencakup Word, Excel, dan PowerPoint 2021.

Ini bisa dipakai di Windows 11, Windows 10, dan Mac. Namun untuk paket Home & Student tidak termasuk Outlook. Anda bisa mengunduh dan menggunakan Office 2021 sepuasnya dan tidak perlu membayar lagi, namun jika muncul versi terbaru, pengguna yang masih ingin menggunakan harus membeli versi Microsoft terbaru tersebut.

Langganan Microsoft 365 cocok untuk personal/pribadi

Microsoft 365 Personal adalah paket langganan yang dirancang khusus untuk satu individu yang ingin menggunakan Microsoft Office hingga lima perangkat berbeda. Dengan langganan Microsoft 365, Anda mendapatkan akses untuk mengunduh versi terbaru dari Office kapan saja.

Versi Office yang didapatkan melalui Microsoft 365 biasanya lebih baru daripada versi yang ada di Office 2021. Fitur-fitur baru biasanya ditambahkan untuk pelanggan 365, sementara pemilik Office 2021 yang membeli salinan fisik tidak mendapatkannya.

Contohnya, fitur Copilot AI Microsoft Office hanya tersedia dengan Microsoft 365 dan tidak berfungsi dengan Office 2021. Anda bisa berlangganan Microsoft 365 melalui akun Microsoft dengan kartu kredit atau membelinya di tempat lain, seperti di Amazon.

Microsoft 365 memiliki pilihan paket keluarga

Microsoft 365 Home dulunya dikenal sebagai Office 365 Home, menawarkan langganan Office dari Microsoft untuk keluarga hingga enam orang.

Paket langganan ini menyertakan semua yang ditawarkan oleh Microsoft 365 Personal, namun Anda dapat membaginya dengan hingga enam orang yang memiliki akun Microsoft masing-masing. Harganya sekitar 99,99 dolar per tahun atau berkisar Rp 1.5 jutaan atau 9,99 dolar AS per bulan atau sekitaar Rp 155 ribuan. 

Dengan harga ini, Microsoft 365 Home cocok digunakan daripada paket Personal, terutama jika Anda memiliki dua orang atau lebih yang bisa berbagi langganan.

Semua orang yang berlangganan mendapatkan akses penuh ke berbagai fasilitas, seperti llima aplikasi Office (yang secara total mencakup 30 aplikasi di enam akun Microsoft), penyimpanan OneDrive mereka sendiri sebesar 1TB (total penyimpanan menjadi 6TB), dan masih banyak lagi.

Anda juga akan mendapatkan fitur tambahan yang dirancang khusus untuk keluarga, seperti Microsoft Family Safety, yang menawarkan serangkaian fitur kontrol orang tua, termasuk "pemfilteran konten digital, batasan waktu penggunaan perangkat, dan fitur berbagi lokasi."

Baca juga: Microsoft Office Bisa Digunakan Gratis lewat Web, Begini Caranya

Mana yang lebih baik digunakan? Microsoft 365 atau 2021?

Pengguna yang memilih Microsoft 365 akan mendapatkan berbagai keuntungan tambahan seperti penyimpanan OneDrive sebesar 1TB, Microsoft Editor, Outlook, Publisher, Access, dan kemampuan untuk menginstal Office di hingga lima perangkat secara bersamaan.

Jika Anda hanya memerlukan satu salinan Office di satu PC Windows 10, PC Windows 11, atau Mac, membeli versi baru dari Office saat dirilis bisa jadi pilihan yang bisa dipertimbangkan.

Namun, jika Anda memerlukan lebih dari satu salinan Office, Microsoft 365 jelas merupakan pilihan yang lebih ekonomis. Bahkan langganan Microsoft 365 Personal seharga 70 dolar AS per tahun memberi Anda akses ke Word, Excel, PowerPoint, dan aplikasi Office lainnya di hingga lima perangkat.

Baca juga: Selamat Datang Aptos, Font Default Microsoft Office yang Gantikan Calibri

Jika Anda harus membeli lima salinan Office 2021 Home & Student, biayanya akan mencapai 750 dolar AS. Ini menunjukkan betapa lebih ekonomisnya Microsoft 365 dalam situasi tersebut.

Sehingga dapat disimpulkan, apabila Anda ingin berlangganan lebih murah dengan kebutuhan akses hinga beberapa perangkat, berlangganan Microsoft 365 menjadi pilihan yang tepat.