Bagian-bagian Dasar E-mail serta Fungsinya yang Perlu Diketahui

KOMPAS.com - Elektronik mail (e-mail) atau surat elektronik merupakan bagian yang tak terpisahkan dari aktivitas berbagai bidang. Mulai dari organisasi, bisnis, instansi, hingga perusahaan besar menjadikan e-mail sebagai sarana surat menyurat digital untuk berbagai kepentingan formal.

Misalnya saja mengirim dokumen terkait ketenagakerjaan dan berbagai hal terkait pekerjaan. Bahkan saat ini para siswa/pelajar di sekolah harus mulai terbiasa dengan aktivitas digital, salah satunya dalam mengirim dan menerima e-mail.

Untuk memberikan pemahaman terkait pengertian e-mail dan bagian-bagian dalam fiturnya, selengkapnya beriktu ini KompasTekno menguraikan pengertian dan bagian-bagian dari e-mail.

Baca juga: Cara Membuat Akun Email Tanpa Nomor HP

Pengertian e-mail

Dilansir dari Geeks for Geeks, e-mail merupakan singkatan dari "Surat Elektronik." Ini adalah metode komunikasi elektronik yang memungkinkan pengiriman pesan dari satu pengguna ke pengguna lain melalui jaringan, terutama melalui Internet.

Dalam e-mail, pengguna dapat mengirim teks, lampiran berupa file, gambar, atau dokumen lainnya kepada penerima yang dituju.

Sebagai bentuk komunikasi digital, email memungkinkan orang untuk berkomunikasi secara cepat dan efisien tanpa harus berada di lokasi yang sama. Pesan-pesan email disimpan di server, memungkinkan pengguna untuk mengaksesnya kapan saja dan dari mana saja selama terhubung ke internet.

Mengapa menggunakan e-mail?

E-mail adalah komunikasi yang terjadi secara real-time dan dapat menyampaikan data penting kepada orang-orang di berbagai wilayah geografis. Email adalah catatan komunikasi yang telah terjadi dan disimpan di server organisasi. Seseorang harus sangat berhati-hati saat mengetik surat.

Bagian-bagian e-mail dan fungsinya

Sata mengunnakan e-mail, Anda harus mengetahui beberapa bagian dasar yang penting diketahui. Bagian-bagian inilah yang biasanya cukup dominan digunakan dalam mengirim e-mail.

Subject line

Baris Subjek atau subject line dalam e-mail berfungsi sebagai ringkasan singkat yang memberi tahu penerima tentang isi atau tujuan utama dari e-mail tersebut. Bagian ini penting karena membantu penerima memahami pokok pesan atau topik yang akan dibahas dalam e-mail sebelum membukanya.

Ini memungkinkan mereka untuk mengatur waktu dan prioritas dengan lebih baik.
Contoh subject e-mail: “Lamaran Pekerjaan - Nama - Divisi”, “Daftar Harga HP Terbaru 2024”

Pengirim/sender

Bagian kolom pengirim diisi dengan alamat e-mail pengirim. Ini membantu penerima untuk segera mengenali dari siapa mereka menerima e-mail. Selain itu hal ini juga membantu penerima untuk menilai kepercayaan dan validitas pesan. Penerima bisa memeriksa apakah email tersebut berasal dari sumber yang dikenal atau diharapkan

Kolom penerima

"Recipient" atau penerima dalam e-mail merujuk kepada orang atau alamat e-mail yang dituju atau menerima pesan tersebut. Hal ini juga biasanya berguna untuk menunjukkan kepada sistem e-mail dan pengguna siapa yang seharusnya membaca atau menerima pesan tersebut. Ini bisa satu atau lebih alamat e-mail, tergantung pada siapa yang ingin mengirimkan pesan ke siapa.

Carbon copy (Cc)

Dalam e-mail, cc berfungsi untuk menambah penerima e-mail yang tidak perlu melakukan tindakan apa pun (contohnya membalas pesan kembali). Penerima cc akan menerima e-mail tersebut, tetapi mereka tidak akan muncul di kolom "Kepada". Cc biasanya digunakan untuk tujuan menginformasikan penerima lain tentang suatu hal.

Blind carbon copy (Bcc)

Bcc berfungsi untuk mengirimkan salinan e-mail kepada orang lain tanpa diketahui oleh penerima lain. Ini berguna jika Anda ingin mengirimkan sesuatu yang sensitif atau rahasia kepada seseorang tanpa membiarkan orang lain mengetahuinya.

Salah satu penggunannya adalah mengirim e-mail ke daftar e-mail yang besar tanpa ingin semua orang melihat e-mail orang lainnya.

Badan e-mail

Badan e-mail adalah bagian utama dari email yang berisi pesan yang ingin Anda sampaikan kepada penerima. Badan email dapat berisi teks, gambar, tautan, atau media lainnya.

Fungsi badan e-mail adalah untuk menyampaikan informasi atau pesan kepada penerima. Badan e-mail dapat digunakan untuk berbagai tujuan, salah satunya mengirim dokumen atau file.

Lampiran

Lampiran (attachment) dalam e-mail adalah file atau dokumen yang dikirim bersama dengan pesan e-mail. Dengan melampirkan file, pengirim dapat berbagi informasi tambahan seperti dokumen teks, gambar, spreadsheet, presentasi, atau jenis file lainnya dengan penerima.

Beberapa penyedia layanan e-mail memiliki batasan ukuran file yang dapat dilampirkan dalam satu email. Pastikan untuk memeriksa batasan tersebut sebelum mengirimkan lampiran besar, dan jika perlu, pertimbangkan untuk menggunakan layanan berbagi file jika ukurannya melebihi batasan yang ditetapkan.

Baca juga: Cara Hapus E-mail Newsletter secara Otomatis di Gmail agar Tidak Memenuhi Kotak Masuk

Tanda tangan (signature)

Tanda tangan dalam e-mail berguna sebagai nformasi tambahan yang sering ditempatkan di bagian akhir pesan email. Tanda tangan ini biasanya mencakup nama pengirim, jabatan, informasi kontak, dan mungkin tautan ke situs web atau media sosial. Tujuan tanda tangan e-mail adalah untuk memberikan identitas dan informasi tambahan tentang pengirim.

Bagian fitur-fitur Gmail di area sebelah kiri

• Gmail sendiri merupakan layanan e-mail dari Google yang cukup banyak digunakan. Berikut ini beberapa menu utama di Gmail yang terletak di area kiri, beserta fungsinya.
• Kotak masuk (Inbox): menampilkan pesan-pesan e-mail yang diterima.
• Pesan bintang (Starred): menyajikan e-mail yang telah Anda tandai dengan bintang.
• Tugas (Tasks): tempat Anda dapat membuat dan melihat daftar tugas.
• Folder: menunjukkan folder-folder khusus seperti Drafts, Sent, dan Spam.
• Labels: menyajikan label-label yang diterapkan pada email untuk membantu mengorganisir dan mengkategorikan pesan.
• Chat: Daftar obrolan atau percakapan chat.
• Google Meet: Akses ke fitur konferensi video Google Meet.
• Kontak (Contacts): Daftar kontak e-mail Anda.
• Tautan Lebih Banyak (More): Menyediakan akses ke menu-menu tambahan seperti Sent, Drafts, All Mail, Spam, dan Trash.
• Folder: Menunjukkan folder-folder khusus seperti Drafts, Sent, dan Spam.
• Labels: Menyajikan label-label yang diterapkan pada e-mail untuk membantu mengorganisir dan mengkategorikan pesan.

Baca juga: Bagaimana Cara Mengetahui Apakah E-mail Gmail Sudah Dibaca? Begini Caranya

Demikian uraian mengenai bagian-bagian dasar dari e-mail dan fungsinya yang perlu diketahui. Semoga bermanfaat.