Tips Rapat Produktif ala Pendiri Amazon, Tak Pakai PPT dan 2 Loyang Pizza

KOMPAS.com - Dokumen presentasi berbasis Microsoft PowerPoint (PPT) biasanya diandalkan banyak karyawan untuk menyampaikan materi mereka di sebuah rapat kerja.

Namun tidak dengan Jeff Bezos. Pendiri Amazon tersebut menganggap bahwa sebuah rapat yang "sempurna" adalah rapat yang menggunakan dokumen kertas berupa catatan/memo.

Hal ini disampaikan Bezos dalam sebuah wawancara podcast yang digelar ilmuwan komputer dan podcaster kenamaan Lex Fridman. Konten podcast ini diunggah Lex melalui akun resminya di X (dahulu Twitter) dengan handle @lexfridman.

Dalam konten siniar itu, Bezos mengaku bahwa ia senang apabila sebuah rapat kerja disertai dengan dokumen fisik. Dokumen tersebut boleh jadi berisi poin-poin pembicaraan yang akan didiskusikan di dalam rapat.

Pada awal rapat, Bezos menjelaskan bahwa ia biasanya meminta para peserta untuk membaca materi rapat terlebih dahulu, kira-kira 30 menit untuk catatan sebanyak enam halaman. Setelah itu, barulah rapat dimulai dengan sesi diskusi.

Hal ini, menurut Bezos, bisa memicu para peserta untuk menyiapkan bahan diskusi atau pertanyaan yang berkaitan dengan dokumen yang sudah dibaca, tentunya sebelum rapat dimulai. Sehingga, rapat akan lebih efisien dan produktif.

"Saya menyuruh peserta untuk melakukan hal ini di dalam ruang rapat untuk meningkatkan produktivitas, sekaligus mencegah mereka lupa dengan apa yang telah dibaca. Jika ini dibaca di rumah, maka peserta akan sangat mudah untuk lupa, atau bahkan catatan tersebut bisa saja tidak dibaca," kata Bezos.

Baca juga: Zoom Kini Dilengkapi AI, Bisa Ringkas Rapat Online Otomatis

Membaca catatan lebih efisien dibanding melihat PPT

INVISION/JORDAN STRAUSS via AP Jeff Bezos saat tiba di acara amal Baby2Baby di Pacific Design Center, West Hollywood, California, Amerika Serikat, Sabtu (13/11/2021).

Bezos melanjutkan bahwa rapat yang didahului dengan membaca materi pembahasan akan jauh lebih baik dibanding rapat yang "memaksa" pengguna melihat presentasi PowerPoint atau PPT.

Sebab, ia menilai bahwa dalam dokumen PPT yang ditampilkan, orang yang melakukan presentasi biasanya tak menuangkan semua idenya di dalam presentasi tersebut. Sehingga, poin-poin penting yang ingin dibicarakan di rapat mungkin akan hilang atau tidak didiskusikan.

Di sisi lain, jika peserta rapat membaca materinya terlebih dahulu (rapat tidak disertai dengan PPT), maka mereka bisa mencari tahu apa hal yang kurang, atau apa pertanyaan-pertanyaan yang masih harus didiskusikan dengan rekan kerja mereka.

"Membaca materi pembahasan di rapat ini jauh lebih baik dibanding rapat yang disertai dengan presentasi slideshow, seperti presentasi Microsoft PowerPoint (PPT), dan sejenisnya," ujar Bezos.

"Presentasi PPT sebenarnya hanya akan memudahkan orang yang sedang presentasi. Sebaliknya, isi dari presentasi itu mungkin akan sulit dipahami peserta. Sebab, orang yang membuat presentasi PPT itu bisa saja tidak memasukkan semua hal penting yang harus didiskusikan dalam rapat," tambah Bezos.

Bezos juga menambahkan bahwa ketika seseorang melakukan presentasi menggunakan PPT di sebuah rapat, peserta bisa saja memotong presentasi orang tersebut dengan melemparkan pertanyaan. Hal ini akan menghambat produktivitas dan efisiensi rapat.

Sebaliknya, peserta yang telah membaca materi pembahasan akan paham betul apa yang akan dibicarakan di dalam rapat, sehingga yang tersisa hanyalah pertanyaan-pertanyaan atau masalah yang mungkin muncul dan perlu didiskuiskan dari memo tersebut.

Baca juga: Cara Membuat PPT dengan ChatGPT, Bantu Bikin Presentasi Lebih Cepat

Jumlah peserta rapat harus dibatasi

BLUE ORIGIN/ZUMA PRESS via DW INDONESIA Foto Jeff Bezos saat memantau uji coba roket New Shepard.

Selain menggunakan dokumen fisik yang berisi memo dan penjelasan topik diskusi, Jeff Bezos juga mengatakan bahwa apabila sebuah perusahan ingin suatu rapat berjalan efektif dan lancar, jumlah peserta rapat harus dibatasi.

Terkait hal ini, Bezos memiliki sebuah aturan unik yang dijuluki "Two Pizza Rule". Seperti namanya, aturan ini bisa digunakan untuk membatasi peserta rapat berdasarkan jumlah makanan (dalam hal ini pizza) yang ada di dalam ruang rapat.

Apabila dua piza tak cukup untuk memberi makan peserta rapat, jumlah orang yang ada di dalam rapat tersebut terlalu banyak, sebagaimana dirangkum KompasTekno dari dari Entrepreneur.com, Kamis (21/12/2023).

Bezos tak menyebut berapa jumlah peserta rapat yang ideal. Namun biasanya, seloyang pizza bisa dipotong hingga delapan bagian.

Artinya, apabila ada dua loyang piza dan setiap orang memakan satu bagian piza, maka jumlah peserta rapat yang efektif dalam suatu rapat ada enam belas orang.

Di kondisi lain, apabila satu orang memakan dua potong pizza, maka jumlah peserta rapat yang ideal adalah delapan orang.

Baca juga: Elon Musk dan Jeff Bezos Sebut Presentasi dengan PowerPoint Buang Waktu

Penasaran apa saja yang dibicarakan Jeff Bezos dalam wawancara podcast dengan Lex Fridman? Konten siniar tersebut bisa didengarkan dalam postingan X Lex Fridman di bawah ini.

Here's my conversation with @jeffbezos, founder of Amazon and Blue Origin. This is his first time doing a long-form conversation of this kind, and it was an epic one.

It's here on X in full & is up on YouTube, Spotify, and everywhere else.

Timestamps:
0:00 - Introduction
0:24 -… pic.twitter.com/glRcadUnCW

— Lex Fridman (@lexfridman) December 14, 2023

Baca juga: ChatGPT Kini Bisa Desain Logo, PPT, dan Iklan Pakai Template Canva