Tips Rapat Efektif ala Bos Perusahaan Teknologi

4. Pastikan perserta tahu agenda rapat

Sebelum melakukan rapat, Bezos ingin para pesertanya melakukan persiapan diskusi. Untuk mempermudah hal ini, dia menyiapkan draft memo empat halaman untuk peserta. Dengan begini, orang-orang yang terlibat dalam rapat bakal mengetahui agenda dan cakupan diskusi secara jelas.

Mereka pun akan tahu peranan masing-masing dan mengapa mereka dipanggil untuk ikut dalam rapat, serta terdorong untuk melakukan persiapan materi. Pada akhirnya, peserta rapat akan punya tujuan yang jelas dalam pikiran sehingga rapat bisa lebih mudah mencapai hasil bersama.

5. Libatkan semua peserta

Dalam meeting perusahaan, almarhum pendiri Apple Steve Jobs memberikan tugas masing-masing ke para peserta rapat untuk memastikan tujuan akhir bisa dicapai. Memberikan peranan dan tanggung jawab ke tiap hadirin memiliki dua keuntungan.

Pertama, masing-masing orang jadi paham akan posisi mereka dalam pertemuan dan alasan mengapa mereka harus ada di sana. Kedua, dengan memiliki peranan, para peserta terdorong untuk beropini dan menciptakan diskusi.

6. Rapat tak harus di ruangan

Di era internet dan teknologi digital, ada banyak fasilitas yang bisa menjadi perantara jarak peserta rapat, seperti video conference. Meeting pun tak melulu harus dihadiri secara langsung dalam ruangan kantor yang itu-itu saja.

CEO Virgin Group, Richard Branson, gemar mengadakan meeting sambil berdiri (stand-up meeting) atau berjalan-jalan di luar ruangan, bukan sekadar duduk di depan meja. Dia suka dengan "rapat jalan-jalan" karena ide dan keputusan seringkali datang dengan cepat dan spontan.

Stand-up meeting konon bisa meningkatkan konsentrasi para peserta sekaligus mempersingkat waktu rapat. Di kantor pun, perusahaan juga bisa menyediakan area rapat yang berbeda-beda, misalnya berupa ruangan kedap suara atau area komunal yang terbuka, sehingga bisa mengakomodir aneka kebutuhan.