Arsip atau Hapus Gmail? Mana yang Lebih Baik buat Rapikan Kotak Masuk?

KOMPAS.com - Anda pasti sudah tak asing lagi dengan folder arsip dan hapus di Google Mail (Gmail). Kedua folder ini berguna bagi pengguna untuk mengklasifikasikan e-mail lebih rapi. Pengguna yang merasa menerima e-mail tidak penting bisa langsung menghapus atau mengarsipnya.

Saat pengguna mengarsipkan e-mail, maka e-mail tersebut dipindahkan dari kotak masuk dan kategori terkait semua e-mail. E-mail yang diarsipkan tidak akan dihapus kecuali Anda menghapusnya secara manual dari akun Gmail Anda.

Selain itu, jika seseorang membalas e-mail yang diarsipkan, email tanggapan akan muncul di kotak masuk Anda. Sedangkan ketika pengguna menghapus e-mail maka file tersebut akan dipindahkan ke folder “Trash” atau “Sampah:

Pengguna bisa menghapus e-mail secara permanen maupun memulihkan e-mail yang terhapus ke kotak masuk Anda. Bagi Anda yang menghapus e-mail maka akan sekaligus menghapus file lampiran terkait.

Adapun folder sampah sendiri akan terhapus secara permanen dalam 30 hari. Sehingga dapat disimpulkan pengguna bisa mengembalikan e-mail yang terhapus dalam kurun waktu 30 hari.

Kedua folder ini kerap menjadi pilihan pengguna dalam mengelola kotak masuk Gmail lebih rapi. Pasalnya jika tidak diklasifikasikan sedari awal, ini akan membuat kotak masuk kurang rapi dan menumpuk.

Kendati demikian pengguna tak jarang bimbang dalam memilah pesan-pesan yang masuk. Apakah harus diarsipkan atau justru dihapus.

Baca juga: Cara Hapus E-mail di Gmail yang Berukuran Besar dengan Cepat

Mengarsipkan menjadi pilihan yang tepat

Apabila Anda ragu apakah e-mail kotak masuk dihapus atau diarsipkan? Maka sebaiknya untuk memilih mengarsipkan e-mail saja. Pengarsipan membantu Anda menjaga kotak masuk tetap teratur dan rapi dengan memindahkan email yang tidak lagi diperlukan ke folder “Semua Email”.

Misalnya, jika Anda menerima e-mail baru dan memprosesnya, Anda dapat dengan cepat mengarsipkannya agar kotak masuk Anda tetap bersih.

E-mail apapun yang telah diarsipkan di folder “Semua E-mail” dapat dengan mudah dipindahkan kembali ke folder kotak masuk Anda kembali. Sedangkan jika Anda menghapus e-mail dan memindahkan ke folder "Trash" dikhawatirkan e-mail tersebut telah terhapus permanen secara sengaja maupun telah melebihi batas waktu lebih dari 30 hari. 

Baca juga: Cara Balas Pesan Gmail dengan Reaksi Emoji

Cara mengarsipkan e-mail di Gmail

• Buka kotak masuk e-mail Gmail Anda
• Lihat ikon kecil di bagian paling kanan
• Pilih “Archive”
• Untuk melihat pesan yang diarsipkan cek menu sebelah kiri dan pilih “Semua E-mail”

Cara menghapus e-mail di Gmail

• Buka kotak masuk e-mail Gmail Anda
• Lihat ikon kecil di bagian paling kanan
• Pilih “Delete”
• Untuk melihat pesan yang diarsipkan cek menu sebelah kiri dan pilih “Trash”
• Untuk menghapus e-mail secara permanen maka centang seluruh e-mail dan klik “Delete Permanent”

Baca juga: Cara Membuat Akun Gmail di HP dan Laptop dengan Mudah dan Praktis

Demikian ulasan mengenai pertimbangan dalam mengarsipkan atau menghapus pesan di Gmail dalam merapikan kotak masuk. Semoga bermanfaat.