Tips Rapat Produktif ala Pendiri Amazon, Tak Pakai PPT dan 2 Loyang Pizza

KOMPAS.com - Dokumen presentasi berbasis Microsoft PowerPoint (PPT) biasanya diandalkan banyak karyawan untuk menyampaikan materi mereka di sebuah rapat kerja.

Namun tidak dengan Jeff Bezos. Pendiri Amazon tersebut menganggap bahwa sebuah rapat yang "sempurna" adalah rapat yang menggunakan dokumen kertas berupa catatan/memo.

Hal ini disampaikan Bezos dalam sebuah wawancara podcast yang digelar ilmuwan komputer dan podcaster kenamaan Lex Fridman. Konten podcast ini diunggah Lex melalui akun resminya di X (dahulu Twitter) dengan handle @lexfridman.

Dalam konten siniar itu, Bezos mengaku bahwa ia senang apabila sebuah rapat kerja disertai dengan dokumen fisik. Dokumen tersebut boleh jadi berisi poin-poin pembicaraan yang akan didiskusikan di dalam rapat.

Pada awal rapat, Bezos menjelaskan bahwa ia biasanya meminta para peserta untuk membaca materi rapat terlebih dahulu, kira-kira 30 menit untuk catatan sebanyak enam halaman. Setelah itu, barulah rapat dimulai dengan sesi diskusi.

Hal ini, menurut Bezos, bisa memicu para peserta untuk menyiapkan bahan diskusi atau pertanyaan yang berkaitan dengan dokumen yang sudah dibaca, tentunya sebelum rapat dimulai. Sehingga, rapat akan lebih efisien dan produktif.

"Saya menyuruh peserta untuk melakukan hal ini di dalam ruang rapat untuk meningkatkan produktivitas, sekaligus mencegah mereka lupa dengan apa yang telah dibaca. Jika ini dibaca di rumah, maka peserta akan sangat mudah untuk lupa, atau bahkan catatan tersebut bisa saja tidak dibaca," kata Bezos.

Baca juga: Zoom Kini Dilengkapi AI, Bisa Ringkas Rapat Online Otomatis

Membaca catatan lebih efisien dibanding melihat PPT

INVISION/JORDAN STRAUSS via AP Jeff Bezos saat tiba di acara amal Baby2Baby di Pacific Design Center, West Hollywood, California, Amerika Serikat, Sabtu (13/11/2021).

Bezos melanjutkan bahwa rapat yang didahului dengan membaca materi pembahasan akan jauh lebih baik dibanding rapat yang "memaksa" pengguna melihat presentasi PowerPoint atau PPT.

Sebab, ia menilai bahwa dalam dokumen PPT yang ditampilkan, orang yang melakukan presentasi biasanya tak menuangkan semua idenya di dalam presentasi tersebut. Sehingga, poin-poin penting yang ingin dibicarakan di rapat mungkin akan hilang atau tidak didiskusikan.

Di sisi lain, jika peserta rapat membaca materinya terlebih dahulu (rapat tidak disertai dengan PPT), maka mereka bisa mencari tahu apa hal yang kurang, atau apa pertanyaan-pertanyaan yang masih harus didiskusikan dengan rekan kerja mereka.

"Membaca materi pembahasan di rapat ini jauh lebih baik dibanding rapat yang disertai dengan presentasi slideshow, seperti presentasi Microsoft PowerPoint (PPT), dan sejenisnya," ujar Bezos.

"Presentasi PPT sebenarnya hanya akan memudahkan orang yang sedang presentasi. Sebaliknya, isi dari presentasi itu mungkin akan sulit dipahami peserta. Sebab, orang yang membuat presentasi PPT itu bisa saja tidak memasukkan semua hal penting yang harus didiskusikan dalam rapat," tambah Bezos.

Bezos juga menambahkan bahwa ketika seseorang melakukan presentasi menggunakan PPT di sebuah rapat, peserta bisa saja memotong presentasi orang tersebut dengan melemparkan pertanyaan. Hal ini akan menghambat produktivitas dan efisiensi rapat.

Sebaliknya, peserta yang telah membaca materi pembahasan akan paham betul apa yang akan dibicarakan di dalam rapat, sehingga yang tersisa hanyalah pertanyaan-pertanyaan atau masalah yang mungkin muncul dan perlu didiskuiskan dari memo tersebut.

Baca juga: Cara Membuat PPT dengan ChatGPT, Bantu Bikin Presentasi Lebih Cepat