Cara Kerja Surel untuk Berkirim Pesan dan Fungsinya yang Perlu Diketahui

KOMPAS.com - Saat belajar soal e-mail atau surel (surat elektronik), terdapat beberapa pengetahuan dasar yang perlu diketahui pengguna. Salah satu pengetahuan dasar itu adalah cara kerja surel. Lantas, bagaimana cara kerja surel.

Sebagaimana cukup umum diketahui, surel merupakan teknologi komunikasi yang umum dipakai saat ini. Surel punya punya fungsi utama untuk berkomunikasi dengan berkirim pesan antar perangkat atau komputer.

Baca juga: Langkah-langkah Mengirim E-mail di Komputer dan HP serta Hal yang Perlu Disiapkan

Dalam menjalankan fungsi itu, surel memiliki cara kerja tersendiri. Artikel ini bakal menjelaskan secara lengkap mengenai cara kerja surel. Jika tertarik untuk mengetahui lebih lanjut, silakan simak penjelasan cara kerja surel di bawah ini.

Cara kerja surel

Cara kerja surel secara sederhana dapat dipahami sebagai hubungan antara klien dan server e-mail. Pesan surel yang dikirim pengguna dari aplikasi atau website disebut juga sebagai klien email.

Setiap pesan surel dari klien e-mail diarahkan melalui beberapa server e-mail sebelum sampai ke penerima. Cara kerjanya bisa dibilang mirip dengan cara surat tradisional terkirim, yang melewati beberapa kantor pos sebelum mencapai kotak surat penerima.

Dikutip dari Cloudflare, adapun beberapa tahapan setelah sebuah pesan e-mail dikirim pengguna dan menuju penerimanya adalah sebagai berikut:

• Setelah surel dikirim, server e-mail pengirim atau disebut juga Mail Transfer Agent (MTA), bakal mulai menghubungi sistem Simple Mail Transfer Protocol (SMTP).
• SMTP bakal memeriksa data e-mail untuk memberitahu server tentang ke mana e-mail akan dikirim atau alamat e-mail penerima.
• Kemudian, SMTP menggunakan Domain Name System (DNS) untuk menerjemahkan nama domain atau alamat e-mail penerima menjadi alamat Internet Protocol (IP).
• Dengan alamat IP itu, SMTP mencari server pertukaran surat atau Mail Exchange (MX) yang terkait dengan nama domain penerima. Jika tersedia , e-mail pengirim akan diteruskan ke server email penerima.
• Email disimpan di server e-mail penerima dan dapat diakses melalui Post Office Protocol (POP) atau Internet Message Access Protocol (IMAP).
• Kedua protokol itu memiliki fungsi yang sedikit berbeda. POP mengunduh pesan ke perangkat penerima dan menghapusnya dari server e-mail, sedangkan IMAP menyimpan pesan dalam klien e-mail, sehingga penerima dapat berbagai perangkat.

Itulah penjelasan seputar cara kerja surel dalam berkirim pesan. Dengan mengetahui cara kerjanya, pengguna dapat lebih memahami bagaimana surel dapat beroperasi mengirimkan pesan ke antar perangkat.

Perlu diketahui pula, selain untuk berkirim pesan, e-mail sejatinya punya beberapa fungsi lain yang menunjang pekerjaan pengguna. Lantas, apa fungsi surel? Jika tertarik untuk mengetahuinya, berikut adalah fungsi surel dalam kehidupan sehari-hari.

Fungsi surel

Surel memiliki fungsi yang dapat membantu beragam pekerjaan pengguna, terutama dalam hal berkomunikasi. Adapun beberapa fungsi surel dalam kehidupan sehari-hari yang perlu diketahui adalah sebagai berikut:

1. Berkomunikasi

Surel dapat digunakan pengguna individu atau grup untuk berkomunikasi melalui pesan teks. Surel memungkinkan antar pengguna dengan mudah saling mengirim dan menerima pesan kapan pun dan di mana pun.

2. Mengirim dan menerima file

Selain pesan teks, e-mail juga dapat digunakan untuk mengirim berbagai jenis file. Pengguna bisa memakai surel untuk mengirim dan menerima dokumen, gambar, tautan, dan file lainnya.

3. Mengirim pengumuman penting

Fungsi surel yang berikutnya adalah dapat dimanfaatkan untuk mengirim pengumuman penting. Pengguna dapat mengirim pengumuman penting seperti undangan rapat atau penyelenggaraan acara, ke banyak orang sekaligus melalui e-mail.

4. Pengingat jadwal dan tindak lanjut acara

Beberapa penyedia layanan surel sekarang telah mengintegrasikan fitur kalender di platformnya. Fitur semacam ini dapat digunakan untuk memudahkan pengguna mengirim pengingat jadwal acara ke pengguna lain melalui surel.

Kemudian, pengguna juga bisa mengirim permohonan tindak lanjut acara yang bakal diselenggarakan pada pengguna lain. Surel memungkinkan pengguna untuk mengatur pertemuan atau acara dengan lebih mudah.

5. Pemasaran digital

Kelima, fungsi surel adalah membantu pemasaran digital. Surel sering digunakan oleh pengguna bisnis untuk menyebarkan kampanye pemasaran seperti iklan atau promosi ke sekelompok pengguna yang ditargetkan.

Baca juga: Cara Hapus E-mail Promosi di Gmail dan Memfilternya agar Terhapus Otomatis